Jak złożyć anulowane czeki w firmie

Czek anulowany to taki, który został zrealizowany przez odbiorcę i rozliczony przez instytucję bankową. Rozsądny system archiwizacji dla anulowanych czeków zapewnia korzyści operacyjne i ochronę prawną firmy. Firma może złożyć anulowane kontrole w formacie elektronicznym lub fizycznym w oparciu o indywidualne preferencje.

Powody, dla których warto kontrolować

Najważniejszym powodem, dla którego należy anulować kontrole, jest przedstawienie dowodów w przypadku kontroli podatkowej. Odwołane czeki dostarczają solidnych dowodów na to, że koszty, które ponosisz z tytułu zeznania podatkowego, rzeczywiście istnieją. Najlepiej jest utrzymywać anulowane czeki przez co najmniej siedem lat dla celów podatkowych, chociaż technicznie IRS może zakwestionować nawet starsze zwroty, jeśli podejrzewają oszustwo. Oprócz korzyści prawnych anulowane kontrole mogą uprościć zadania księgowe i mogą pomóc w uniknięciu podwójnych płatności dla dostawców.

Fizyczne vs. elektroniczne

Niektóre banki wciąż zwracają pierwotnie anulowane czeki klientom, którzy ich zażądają. Jednak większość banków wydaje fizyczne lub elektroniczne kopie anulowanych czeków zamiast oryginałów. IRS zezwala na fizyczną lub elektroniczną kopię jako ważny dowód, więc właściciele firm mogą wybrać to, co najlepiej sprawdza się w ich działalności. Wiele banków zezwala klientom na automatyczne otrzymywanie wszystkich kopii ich anulowanych czeków wraz z miesięcznym miesięcznym wyciągiem fizycznym i elektronicznym.

System archiwizacji

Bez względu na to, czy wybierzesz elektroniczne czy fizyczne kopie czekowe, będziesz potrzebował działającego systemu archiwizacji. Istnieją dwie główne opcje wypełniania anulowanych czeków: według okresu lub przez dostawcę. Składanie czeków w comiesięcznych odstępach ułatwia usuwanie lub niszczenie starych czeków, których już nie potrzebujesz. Metoda miesięczna sprawdza się również, jeśli pobierasz elektroniczne kopie z miesięcznego wyciągu bankowego. Złożenie przez dostawcę ułatwia analizę, skąd pochodzą twoje transakcje, ale zawsze możesz skorzystać z oprogramowania księgowego, aby to zrobić.

Inne szczegóły

Małe szczegóły mogą sprawić, że twój system przechowywania czeków będzie w porządku. Możesz zabić dwa ptaki jednym kamieniem, jeśli załączysz anulowane czek do odpowiedniej faktury i złożyć je razem. Dzięki temu można łatwo przechwycić wszystkie pominięte płatności na fakturach przychodzących. Pamiętaj, aby podczas sprawdzania zaznaczyć znak lub sprawdzić fakturę; Pomaga to uniknąć podwójnego zapłacenia faktury dwa razy. Jeśli twój system jest fizyczny, przechowuj go w zamkniętej szafce na dokumenty, aby uzyskać dodatkowe zabezpieczenie. Zachowaj kopię zapasową elektronicznych systemów archiwizacji lub przechowuj je w chmurze, aby uniknąć utraty danych.