Jak dać dobry PowerPoint dla swojej organizacji

PowerPoint otrzymuje pochwałę za umożliwienie osobom, które nie zostały przeszkolone jako publiczni mówcy, prezentacje dla publiczności, ale jest również obrażany jako powód, dla którego wiele dobrych pomysłów nie dociera do odbiorców, którzy nie mogą odczytać ich pośród złych klipów sztuki i zippy, bezsensowne animacje. W najlepszym wydaniu prezentuje fascynującą grafikę prezentującą wielkie idee bez potrzeby pisania dużej ilości tekstu, jak zrobiła firma projektowa "Empowered Presentations" w "The Convenient Truth", nagradzanym komunikacie antynikotynowym. W najgorszym wypadku tonie on w decydujących faktach związanych z narracją, tak jak w wewnętrznych prezentacjach NASA, nie informując kierownictwa wyższego szczebla o krytycznych wadach konstrukcyjnych, które spowodowały eksplozję promu kosmicznego Columbia. Kiedy nadejdzie twoja kolej, aby zrobić prezentację PowerPoint dla Twojej firmy, planuj osiągnąć sukces i unikaj porażek na każdym kroku.

1.

Wiesz, co powinieneś przekazać, zanim przygotujesz prezentację. Kusi, aby zanurkować i zacząć wybierać grafikę, budować slajdy lub wybierać kolory, gdy tylko dostaniesz zadanie do zaprezentowania. Aby uzyskać najlepsze wyniki, wyjaśnij komunikat i stawkę za jego przekroczenie. Prezentacja potencjalnemu klientowi wymaga innego podejścia niż wewnętrzna rozmowa z kierownikami działów.

2.

Zastosuj spójny motyw wizualny w całej prezentacji. Unikaj używania wielu krojów pisma lub sprawiasz, że każdy slajd wygląda zupełnie inaczej niż następny. Wybierz motyw z galerii PowerPoint i użyj lub dostosuj go, lub opracuj własny, który odzwierciedla tożsamość Twojej firmy.

3.

Ogranicz tekst. Slajdy nie muszą składać się z nagłówka i garści pocisków. Twoja wiadomość ginie, gdy jest prezentowana bez elementów wizualnych, aby sprowokować myśl. Użyj prostego, atrakcyjnego wizualnie, aby stworzyć tło dla swojej opowieści.

4.

Użyj rozmiaru tekstu, który mogą przeczytać osoby z tylnego wiersza. Przetestuj swoją prezentację na warunkach zbliżonych do tych, w których będziesz prezentować, jak możesz skonfigurować. Usiądź z dala od ekranu projekcyjnego lub monitora, tak jak widzowie mogą usiąść, i oceniaj czytelność twoich treści. Powiększ swój tekst, dopóki nie zostanie wyjaśniony, i oceń zawartość, aby przekonać się, czy możesz zmniejszyć jej zależność od słownictwa.

5.

Zachowaj czytelny kontrast kolorów między tekstem a tłem. Podczas wybierania schematów kolorów należy pamiętać o potrzebach osób mających problemy z postrzeganiem kolorów. Unikaj umieszczania kontrastów kolorów jeden na drugim. Czerwony tekst na zielonym tle wygląda nie tylko na wibrację, ale wynik może być nieczytelny dla kogoś, kto ma kolor niewidomych.

6.

Wybierz grafikę ostrożnie. Unikaj obiektów clipart, z których korzystałeś wcześniej lub obrazów, które wydają Ci się banalne lub tandetne. Poszukaj dobrej jakości, efektywnych fotografii przy niedrogim licencjonowaniu bez opłat licencyjnych lub korzystaniu z licencji open source.

7.

Korzystaj z animacji mądrze i oszczędnie. Jeśli każdy ześlizguje się, przybliża, przewraca i lata, twoja publiczność może być rozdarta między zawrotami głowy i śmiechem. Zadaj sobie pytanie, dlaczego potrzebujesz konkretnej animacji, a jeśli jedyną odpowiedzią jest "ponieważ znajduje się ona na liście opcji programu", wyjmij ją.

8.

Nie tylko czytaj slajdy swoim odbiorcom i nazwij je prezentacją. Bardziej prawdopodobne jest uśpienie ich niż zwrócenie ich uwagi. W rzeczywistości, jeśli wszystkie slajdy składają się z tekstu, prezentacja nie będzie zawierała wystarczającej liczby odbiorców.

9.

Zachowaj informacje istotne dla odbiorców w temacie i języku. Nie wyjaśniaj terminów technicznych osobom, które używają ich na co dzień lub żargonie z procy u publiczności, która nie będzie wiedziała, o czym mówisz.

10.

Angażuj swoich odbiorców; nie tylko ucz się na nich. Twórz okazje do zadawania pytań, które zachęcają do zaangażowania i pokaż publiczności, że twoje punkty odnoszą się do ich potrzeb.

11.

Przećwicz prezentację, szczególnie jeśli używasz w niej wydarzeń czasowych. Ćwicz przed publicznością testową, która nie zna Twojego tematu. Zadaj im pytania, aby dowiedzieć się, jak jasno udało ci się zdobyć punkty i gdzie możesz poprawić swoją opowieść.

12.

Upewnij się, że twój sprzęt działa. Jeśli prezentujesz we własnych biurach, skonfiguruj komputer i sprzęt projekcyjny z dużym wyprzedzeniem i przetestuj każdy jego aspekt, od systemu operacyjnego i oprogramowania po lampę projektora. Jeśli prezentujesz się w trasie, zaplanuj problemy, aby nie zostały przez ciebie zaskoczone, jeśli się pojawią. Przynieś dodatkowe kable, zapasową kopię pliku PowerPoint na pendrive, a nawet, jeśli to możliwe, zapasowy laptop.

13.

Przygotuj osobną ulotkę, jeśli jej używasz, a nie tylko wydruk slajdów. To, co działa na ekranie, niekoniecznie zapewnia prawidłowe podsumowanie rozmowy, zwłaszcza jeśli korzystasz ze slajdów z grafiką, które stanowią część twojej wiadomości bez towarzyszącego jej tekstu. Nie porzucaj swojej drukowanej dokumentacji, dopóki nie zrobisz swojego skoku, albo zepsujesz swoją szansę, aby wywrzeć wpływ - i wszyscy będą czytać zamiast zwracać uwagę na ciebie.

Wskazówki

• Jeśli musisz przeprosić za slajd zawierający informacje, które są zbyt małe, aby je przeczytać, znajdź inny sposób prezentacji treści. Aby uwzględnić duży schemat lub grafikę, powiększaj kolejne jej części od góry do dołu.
• Zadaj sobie pytanie, czy wprowadzasz zbyt wiele informacji podstawowych, które już znasz. Moment wprowadzający przedstawia kontekst, podczas gdy długa regurgitacja tego, co oczywiste, sprzyja nieuwadze.
• Zamiast opowiadania tekstu o stronie internetowej lub projekcie produktu, wyświetl witrynę lub funkcję i porozmawiaj o tym podczas wyświetlania obrazu.

Ostrzeżenie

• Jeśli prezentujesz się w lokalizacji klienta, sali konferencyjnej lub innej witrynie, nad którą nie masz kontroli, nigdy nie zakładaj, że sprzęt lub konfiguracja, którą obiecałeś, spełnią się. Sprawdź stronę z wyprzedzeniem lub poproś o zdjęcie, które pokazuje lokal, jeśli jest to sala konferencyjna.