Jak używać komputera jako automatycznej sekretarki

Jeśli Twoja firma odbiera połączenia telefoniczne, skorzystaj z mocy pamięci i przetwarzania komputera, aby uporządkować wiadomości. Nowoczesne produkty telefoniczne oferują dużą liczbę opcji podłączenia telefonu do komputera w celu rejestrowania połączeń przychodzących. Przy użyciu odpowiedniego sprzętu można osiągnąć znacznie więcej dzięki automatycznej sekretarce programowej niż w przypadku większości urządzeń sprzętowych. Oprogramowanie automatycznej sekretarki integruje się z Twoim komputerem i ostrzega przed tacą systemową, gdy w skrzynce odbiorczej czekają nowe połączenia.

Oprogramowanie NCH

1.

Podłącz modem głosowy do portu USB w komputerze. Włóż instalacyjny dysk CD i uruchom program instalacyjny. Uruchom ponownie komputer i podłącz linię telefoniczną do modemu.

2.

Odwiedź stronę nch.com, aby pobrać usługę IVM Answering Attendant (patrz Zasoby). Dwukrotnie kliknij "ivmsetup.exe", aby zainstalować oprogramowanie na swoim komputerze. Uruchom oprogramowanie IVM Management Interface po zainstalowaniu oprogramowania.

3.

Kliknij "Linie telefoniczne", a na następnym ekranie kliknij "Dodaj". Kliknij nazwę modemu głosowego, aby go włączyć i kliknij "OK", aby zastosować zmiany.

4.

Kliknij "Skrzynki pocztowe", a następnie "Dodaj nową skrzynkę pocztową". Wpisz nazwę skrzynki pocztowej w polu Nazwa i wpisz nazwę użytkownika skrzynki pocztowej w polu Użytkownik.

5.

Kliknij kartę "Komunikaty głosowe" i kliknij "Dodaj", aby zarejestrować nową wiadomość automatycznej sekretarki. Podłącz mikrofon do gniazda wejściowego dźwięku w komputerze. Kliknij "Nagraj", kiedy będziesz gotowy, i nagraj wiadomość za pomocą mikrofonu.

6.

Kliknij powiadomienie na pasku zadań, aby usłyszeć nowe wiadomości w skrzynce odbiorczej.

EzVoice

1.

Odwiedź sunshinesoftsolutions.com, aby pobrać automatyczną sekretarkę EzVoice (patrz Zasoby). Uruchom plik setup.exe, aby zainstalować program na swoim komputerze.

2.

Kliknij prawym przyciskiem myszy "EzVoice" na pasku zadań i kliknij "Setup". Kliknij "Modem and Call", a następnie kliknij nazwę modemu w oknie dialogowym wyboru modemu. Kliknij "Dalej" i "OK."

3.

Kliknij "Skrzynka pocztowa i powitanie", aby otworzyć okno dialogowe nagrywania. Kliknij menu "Input Device" i wybierz domyślne wejście audio komputera, jeśli nie zostało jeszcze wybrane. Kliknij "Nagraj", aby nagrać powitanie z mikrofonem.

4.

Kliknij ikonę "EzVoice" na pasku zadań i kliknij "Otwórz", aby wyświetlić listę nowych wiadomości. Kliknij "Graj", aby odtworzyć wiadomości.

CallStation

1.

Odwiedź imptec.com, aby pobrać CallStation (patrz Zasoby). Kliknij dwukrotnie pobrany plik, aby zainstalować program. Uruchom aplikację CallStation po zakończeniu instalacji.

2.

Kliknij "Telefon" na pasku menu i kliknij "Ustawienia telefonu". Kliknij nazwę modemu na liście dostępnych linii telefonicznych i kliknij "Zapisz". Kliknij "Głos" na pasku menu i kliknij "Wiadomość wychodząca". ​​Kliknij "Nagraj", aby nagrać wiadomość wychodzącą za pomocą mikrofonu.

3.

Kliknij "Rejestr połączeń", aby wyświetlić listę wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej. Kliknij wiadomość, aby ją wybrać i kliknij "Graj" u dołu okna, aby usłyszeć wiadomość. Jeśli otrzymasz połączenie podczas korzystania z komputera, kliknij "Odbierz wiadomość", aby przekierować połączenie do automatycznej sekretarki lub kliknij "Odbierz", aby odebrać połączenie.

Rzeczy potrzebne

• Modem głosowy zgodny z TAPI
• Mikrofon do komputera

Wskazówka

• Jeśli Twoja firma ma wiele linii telefonicznych i rozszerzeń, IVM Answering Attendant obsługuje profesjonalne komputerowe karty telefoniczne i sterowniki oraz ma wiele zaawansowanych funkcji, takich jak synteza tekstu i profesjonalnych nagrań, które mogą Ci się przydać.