Jak napisać kartę projektu zarządzania procesami biznesowymi

Mała firma opiera się na szczególnym przepływie działań, które mogą przekraczać granice departamentów, aby osiągnąć cele biznesowe firmy. Ta sekwencja skoordynowanych działań, wykonywanych przez ludzi, systemy i maszyny, określana jest jako proces biznesowy. Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to metoda stosowana przez właścicieli małych firm w celu zmiany lub standaryzacji procesu w celu zwiększenia jego wkładu w finansowe i operacyjne cele firmy. Na przykład projekt BPM może dążyć do standaryzacji działań biznesowych w celu zmniejszenia kosztów lub zwiększenia wydajności produkcji. Niezależnie od celu projektu, karta projektu BPM służy uzasadnieniu istnienia projektu i jego wsparcia finansowego. W tym celu karta projektu dokumentuje kwestię procesu, który ma zostać rozwiązany, cel i zakres projektu oraz role i obowiązki zespołu. Uwzględniono również końcowe produkty projektu, harmonogram, budżet i dodatkowe informacje, w tym założenia i ryzyko projektu.

1.

Przejrzyj kluczowe elementy propozycji projektu BPM w celu włączenia do karty projektu. Projekt otrzymuje "zielone światło" od sponsora projektu i rady przeglądu projektu na podstawie informacji zawartych w propozycji projektu, takich jak cel projektu, zakres i budżet. W rezultacie uwzględnienie tych elementów wniosku w karcie projektu umożliwia pomiar działań, zasobów i wyników projektu w odniesieniu do zatwierdzonego, oczekiwanego rezultatu, o którym mowa we wniosku.

2.

Opisz ogólnie procesy biznesowe podlegające ocenie i standaryzacji oraz korzyści dla sponsora projektu. Odwołaj się także do finansowego lub operacyjnego znaczenia bieżącego stanu procesu, które doprowadziło do projektu BPM. Na przykład: "Członkowie zespołu projektowego będą obserwować przetwarzanie zleceń sprzedaży w celu zidentyfikowania poszczególnych działań, które obecnie stanowią ten proces, oraz wyzwań stawianych przez ten proces, co sugeruje, w jaki sposób należy dokonać przeglądu tego procesu, aby uzyskać operacyjną i finansową efektywność. Projekt ten odzwierciedla strategiczny cel korporacji polegający na zwiększeniu wydajności i obniżeniu kosztów przetwarzania zlecenia sprzedaży. "Precyzyjnie określaj cele, zgodnie z którymi karta będzie służyć jako uzasadnienie działań projektu po zatwierdzeniu przez komitet sterujący i udziałowców projektu .

3.

Pobierz zakres projektu BPM z propozycji projektu i udokumentuj go w karcie projektu. Zakres projektu odnosi się do pracy, która zostanie przeprowadzona przez zespół projektowy i określi granice projektu oraz funkcje biznesowe, które obejmuje. Na przykład wymieniono konkretne obszary funkcjonalne, takie jak wprowadzanie zamówień, a także możliwe wymagania dotyczące wdrażania rozwiązania, takie jak szkolenie personelu. Ponadto omówiono modyfikacje systemów komputerowych, zmiany w procesach wewnętrznych i wymagania metodologii projektu. Mechanizm stosowany do zmiany zakresu projektu jest również udokumentowany.

4.

Zidentyfikuj sponsora projektu BPM, menedżera, członków zespołu i interesariuszy. Dokumentuj role projektowe członków zespołu i opisz wpływ każdego z interesariuszy na działanie projektu i jego wyniki. Na przykład: "Uczestnikami tego projektu będą pracownicy, którzy utworzą zamówienie sprzedaży, sprawdzą dostępność produktów, zaplanują zamówienie, stworzą wymagania klientów, utrzymają warunki cenowe, przeprowadzą kontrolę kredytową, wyślą potwierdzenie zamówienia do klient i monitoruj status zamówienia. "

5.

Opracuj oś czasu, która odnosi się do działań związanych z projektem BPM, daty rozpoczęcia projektu, dat rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań projektu oraz terminów zakończenia całego projektu i prezentacji jego wyników. Każdy krok projektu powinien odnosić się do zespołu odpowiedzialnego za ukończenie etapu. Zidentyfikuj działania, które bezpośrednio następują po sobie od początku projektu do końca. Niewykonanie tych czynności zgodnie z harmonogramem wpłynie negatywnie na ogólny harmonogram projektu.

6.

Ustanowienie produktu roboczego projektu BPM - projektu "rezultaty" - dla projektu BPM. Opisz każdy produkt i omów, w jaki sposób będzie on przygotowany i zaprezentowany. Na przykład specyfikacja oprogramowania jest produktem, który może być prezentowany w dokumencie Word lub w sieci przepływu Visio.

7.

Utwórz szczegółowy budżet wydatków projektu BPM na podstawie budżetu propozycji projektu. Oszacuj koszty krótko- i długoterminowe projektu, w tym koszty kapitału, usług profesjonalnych i bieżących kosztów operacyjnych. Dane budżetowe są kluczowym elementem karty projektu, która zostanie przekazana komitetowi sterującemu i zainteresowanym stronom projektu do zatwierdzenia.

8.

Zarejestruj dodatkowe informacje, które mają wpływ na projekt BPM. Na przykład udokumentuj zdarzenia zewnętrzne, które nie podlegają kontrolom projektu BPM i które wpływają na prawdopodobny sukces projektu. Opisz również zagrożenia, takie jak zbliżające się strajki związkowe, które mogą mieć wpływ na zakres, oś czasu, budżet lub inne elementy karty projektu. Omów ograniczenia zasobów, takie jak ograniczona dostępność doświadczonego i przeszkolonego personelu. Należy również udokumentować plan awaryjny, aby przeciwdziałać przewidywanym przeszkodom lub ograniczeniom związanym z pieniędzmi, ludźmi lub systemami.

Rzeczy potrzebne

• Misja
• Propozycja projektu
• Schemat organizacyjny

Wskazówki

• Przedstaw kartę projektu każdemu członkowi zespołu.
• Użyj osi czasu projektu, aby przypomnieć członkom zespołu o celach i potwierdzić wcześniejsze osiągnięcia.
• Zmotywuj członków zespołu tymczasowymi uroczystościami.