Etykieta Wirtualnego Spotkania

Zaletą wirtualnych spotkań jest to, że uczestnicy mogą spotykać się i omawiać projekty lub inne problemy, nie będąc w tym samym miejscu. Wirtualne spotkania mogą być doskonałym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy dla małych firm, ponieważ umożliwiają one osobom z ograniczonym czasem lub bliskim osobom dołączenie do spotkania bez konieczności rozliczania kalendarzy lub rezerwacji podróży służbowej. Ale łączenie się z każdym może być łatwe, a produktywne i profesjonalne spotkanie wirtualne może być wyzwaniem.

Technologia

Upewnij się, że technologia, z której będziesz korzystać, działa dobrze przed spotkaniem, aby dać sobie czas na dokonanie niezbędnych poprawek. Mimo że spotkanie jest wirtualne, uczestnicy muszą jeszcze poświęcić swój czas na udział. Nieprzestrzeganie zasady, że technologia działa prawidłowo, może spowodować, że niektórzy uczestnicy zostaną pominięci lub będą źli za marnowanie czasu. Stwórz spotkanie testowe z przyjacielem lub współpracownikiem w innym biurze, aby upewnić się, że technologia działa poprawnie oraz że sygnały audio i wideo są wyraźne. Dźwięk wypełniony statycznie i niestabilny film sprawią, że niektórzy uczestnicy nie wezmą udziału w spotkaniu.

Oprawa

Mimo że spotykasz się praktycznie, powinieneś uczestniczyć w profesjonalnym otoczeniu. Jeśli bierzesz udział w domu lub w miejscu publicznym, znajdź cichą, prywatną przestrzeń i wyłącz telewizję i muzykę. Jeśli to możliwe, niech ktoś inny sprawi, że dzieci lub zwierzęta będą zajęte, aby nie zakłócały spotkania. Ubierz się tak profesjonalnie, jak gdybyś chodził do biura i siadał przy biurku lub na krześle zamiast siedzieć na kanapie lub na łóżku.

Udział

Udział w wirtualnym spotkaniu może być trudniejszy niż w tradycyjnym spotkaniu, ponieważ może być trudno odczytać sygnały wizualne z monitora komputera i określić, kiedy ktoś inny będzie mówił. Jeśli prowadzisz spotkanie, zaprojektuj go tak, aby każdy uczestnik miał czas na udział, kierując pytania do konkretnych uczestników. Ogranicz także rozmiar spotkania; im mniejsza liczba uczestników, tym łatwiej będzie każdemu uczestniczyć i być zrozumianym. Unikaj wielozadaniowości podczas spotkania. Sprawdzanie poczty e-mail lub praca nad innymi projektami jest kusząca podczas wirtualnego spotkania, ale powstrzyma Cię od pełnego uczestnictwa.

Skupiać

Utrzymuj spotkanie w skupieniu. Prześlij uczestnikom e-mailem harmonogram spotkania i dołącz kopie dokumentów, które omówisz podczas spotkania. Podobnie jak w przypadku spotkań twarzą w twarz, wyznacz kogoś, kto będzie odpowiedzialny za czas i zachęć wszystkich do przestrzegania porządku dziennego. Zadbaj o to, aby spotkanie było krótkie, aby wszyscy uczestnicy byli zaangażowani podczas spotkania.