Sposoby kontrolowania rachunkowości i zapasów

Systemy księgowe i zasoby mogą być szczególnie narażone na kradzieże, oszustwa lub niewłaściwe zarządzanie. Kontrolowanie integralności twoich zapisów księgowych i bezpieczeństwo twoich zapasów może bezpośrednio przyczynić się do twojej dolnej linii poprzez redukcję niepotrzebnych wydatków. Właściciele małych firm mają do dyspozycji szereg opcji kontroli wewnętrznej, a każda firma wymaga unikalnego zestawu kontroli w celu odpowiedniego zabezpieczenia swoich aktywów.

Systemy ochrony

Wszystkie dane księgowe i zasoby reklamowe powinny być przechowywane tak bezpiecznie, jak to możliwe. Ogranicz dostęp do obszarów magazynowych i instaluj kamery bezpieczeństwa z urządzeniami rejestrującymi. Wykonuj regularne i losowe inwentaryzacje, aby szybko wykryć problemy z kradzieżą lub odpadami.

Dane księgowe mogą być zagrożone równie łatwo jak zapasy lub gotówka, a przestępcy mogą wyrządzić taką samą szkodę finansową, manipulując zapisami księgowymi, jak w przypadku kradzieży fizycznej. Chroń wszystkie serwery i stacje robocze komputera za pomocą haseł, a także zatrudniaj specjalistę od zabezpieczeń sieci wewnętrznych lub zewnętrznych w celu zabezpieczenia dostępu do plików. Porównaj wewnętrzne dane finansowe z wyciągami bankowymi i dokumentami finansowymi, aby upewnić się, że twoje dane pozostają dokładne.

Rozdzielenie obowiązków

Filozofią podziału obowiązków jest to, że kradzież przez zmowę staje się trudniejsza, gdy coraz więcej osób jest zaangażowanych w wieloetapowy proces. Księgowość i obowiązki związane z inwentarzem obejmują szereg działań i kroków; rozdzielenie tych obowiązków między pracowników na różnych poziomach firmy może pomóc zmniejszyć liczbę przypadków zmowy. Nie zezwalaj tej samej osobie na składanie zamówień magazynowych i sprawdzanie dokładności przychodzących przesyłek, na przykład. Nie zezwalaj tej samej osobie na składanie depozytów bankowych i wprowadzanie gotówkowych wpływów do systemu księgowego, jako inny przykład.

Niezależne audyty

Audyty finansowe osób trzecich mogą być kosztowne i stanowić przeszkodę dla normalnej produktywności, ale warte są one kosztów, jeśli odkryją przypadki oszustw finansowych lub kradzieży. Audytorzy zagłębiają się głęboko w twój system księgowy i dokumentację finansową, aby zapewnić, że wszystkie obowiązki księgowe są wykonywane w sposób etyczny i profesjonalny.

Daj swoim pracownikom tylko z odpowiednim wyprzedzeniem powiadomienie, aby mogli przygotować się do swojej roli w audycie; nie dostarczaj zawiadomień z wyprzedzeniem wystarczająco daleko, aby złodzieje mogli ukryć swoje ślady.

Raporty wewnętrzne

Skuteczny system kontroli wewnętrznej musi dostarczać regularnych raportów o statusie menedżerom i innym decydentom. System informacji zarządczej może łączyć dowolne dane operacyjne lub statystyczne i przedstawiać je menedżerom w czytelnym, logicznym formacie. System MIS może tworzyć raporty dotyczące podstawowych informacji, takich jak codzienna sprzedaż i wydatki w każdym punkcie sprzedaży detalicznej, oraz bardziej złożone dane, takie jak średnia liczba niedopuszczalnych i ledwo akceptowanych błędów w danej sekcji linii produkcyjnej.