Jakie są funkcje działu zakupów w organizacji?

Większość dużych firm, a nawet niektóre organizacje rządowe, mają dział zakupów lub zakupów w ramach codziennych operacji. Te departamenty świadczą usługi, które stanowią szkielet wielu organizacji produkcyjnych, handlowych, wojskowych i innych organizacji przemysłowych. Wiele osób, nawet tych, które pracują dla tych firm, nie jest świadome tego, co robi dział zakupów, dlaczego istnieje i do jakich celów służy. Aby lepiej zrozumieć, jaka jest rola działu zakupów, rozważ niektóre funkcje, które wykonuje.

Wskazówka

• Dział zakupów jest odpowiedzialny za pozyskiwanie surowców i innych zasobów w najlepszej możliwej cenie.

Nabywanie surowców i innych zasobów

Rolą działu zakupów jest pozyskiwanie wszystkich niezbędnych materiałów potrzebnych do produkcji lub codziennej działalności firmy lub organizacji rządowej. W przypadku firmy produkcyjnej może to obejmować surowce, takie jak żelazo, stal, aluminium lub tworzywa sztuczne, ale może również obejmować narzędzia, maszyny, ciężarówki dostawcze lub nawet materiały biurowe potrzebne sekretarzom i zespołowi ds. Sprzedaży.

W sklepie detalicznym dział zakupów dba o to, aby na półkach lub w magazynach zawsze znajdował się wystarczający produkt, aby klienci byli zadowoleni i aby sklep był dobrze zaopatrzony.

W przypadku małej firmy szczególnie ważne jest utrzymywanie porządku zapasów na rozsądnym poziomie; inwestowanie dużych ilości kapitału w nadwyżkę zapasów może spowodować problemy z magazynowaniem i brakiem kapitału na inne wydatki, takie jak reklama lub badania i rozwój. Zaopatrzenie nadzoruje również wszystkich dostawców, którzy zaopatrują firmę w przedmioty niezbędne do prawidłowego działania.

Osiągnięcie najlepszej możliwej ceny

Dział zakupów jest również obciążany ciągłą oceną, czy otrzymuje te materiały po najlepszej możliwej cenie w celu maksymalizacji rentowności. Może to stanowić wyzwanie dla małej firmy, która może kupować w mniejszych ilościach niż większy sprzedawca, a zatem może nie otrzymać tego samego rodzaju rabatów hurtowych. Dział zakupów w małej firmie musi rozejrzeć się po sklepach, aby znaleźć najlepszych dostawców w najbardziej rozsądnych cenach dla konkretnych zamówień wielkości firmy.

Pracownicy działu zakupów mogą komunikować się z alternatywnymi dostawcami, negocjować lepsze ceny dla dużych zamówień lub badać możliwość pozyskania tańszych materiałów z alternatywnych źródeł w ramach ich codziennych czynności.

Dokumentacja i rachunkowość

Działy zakupów zajmują się całą papierkową robotą związaną z zakupem i dostawą materiałów i materiałów. Zakup zapewnia terminową dostawę materiałów od dostawców, generuje i śledzi zamówienia zakupu i współpracuje z działem odbiorczym i działem odpowiedzialnym za zobowiązania, aby zagwarantować, że obiecane dostawy zostały w pełni odebrane i są opłacane na czas. W małych firmach oznacza to bliską współpracę z działem księgowości, aby zapewnić wystarczający kapitał na zakup zakupionych produktów i sprawne przepływy pieniężne oraz wszystkie płatności dokonywane są na czas.

Zgodność z protokołami biznesowymi

Dział zakupów musi również upewnić się, że przestrzega wszystkich zasad firmy. Na przykład w małej firmie indywidualni pracownicy mogą kontaktować się z działem zakupów w sprawie potrzeb zakupu takich rzeczy, jak materiały biurowe lub komputery. Przed dokonaniem zakupu dział zakupów musi upewnić się, że bierze pod uwagę właściwe protokoły zakupu i zatwierdzenia budżetu oraz musi upewnić się, że wszystkie produkty zostały zakupione zgodnie z ogólną polityką zakupową organizacji.