Co to jest elektroniczny system zarządzania dokumentami?

Utrzymywanie papierowych dokumentów i plików jest kosztowną propozycją dla organizacji. Dokumenty należy wkładać do teczek i umieszczać w drogiej szafce na dokumenty, a nieruchomości biurowe należy odłożyć na czas przechowywania. Kiedy plik jest potrzebny, musi zostać pobrany, a następnie ponownie zarchiwizowany. Z powodu tych problemów wiele firm zdecydowało się na system elektronicznego zarządzania dokumentami. Wiele systemów jest dostępnych, ale wszystkie oferują podobną funkcjonalność.

Skanowanie Przyjazd

Kiedy dokument dociera do biura korzystającego z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, skanowany jest za pomocą skanera zbiorczego. Skanery te działają podobnie jak kserokopiarka z podajnikiem arkuszy, który może obsługiwać wiele stron jednocześnie. Po zeskanowaniu dokumentu urzędnik przypisuje mu nazwę, numer pliku lub inny kod śledzenia. Po utworzeniu dokumentu elektronicznego oryginalny papierowy dokument może zostać rozdrobniony.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania dokumentami służy do porządkowania i przechowywania każdego pojedynczego pliku. Te narzędzia upraszczają proces przechowywania i pobierania, wykorzystując zaawansowane optyczne rozpoznawanie znaków, odczytujące zawartość każdego dokumentu. Informacje te są przechowywane jako część pliku elektronicznego, co umożliwia wyszukiwanie treści każdego dokumentu przechowywanego w bazie danych. Pracownicy mogą wyszukiwać wszystkie dokumenty od określonego klienta, które zawierają określone słowa kluczowe lub dowolną inną zmienną. To, co zwykle zajmuje godziny czasu urzędnika, może teraz zostać wykonane przez każdego w ciągu kilku minut.

Routing elektroniczny

Po zeskanowaniu dokumentu sprzedawca może przesłać go do dowolnej osoby w organizacji w celu sprawdzenia. W tradycyjnym środowisku papierowym polegało to na ręcznym dostarczaniu pliku. Często brakowało plików lub marnowały się na biurku pracownika przez kilka dni lub tygodni, niedostępne dla nikogo innego. Systemy zarządzania dokumentami pozwalają na natychmiastowe sprawdzenie przez kogokolwiek w organizacji. Każdy dokument może być natychmiast przekazywany między pracownikami, nawet między biurami i terytoriami.

Rozszerzona ochrona

Każdy dokument elektroniczny może być chroniony za pomocą ulepszonego protokołu bezpieczeństwa podobnego do tego, z którego korzystają banki. Dokumenty mogą być chronione, aby tylko konkretni pracownicy mieli dostęp do pewnych informacji. Zablokowane szafki na dokumenty są zastępowane zabezpieczonymi hasłem systemami bezpieczeństwa, które znacznie zmniejszają ryzyko, że informacje wpadną w niepowołane ręce. Zasoby ludzkie mogą być pewni, że poufne informacje pozostają w pełni chronione, a dział sprzedaży może przechowywać dokumenty dostępne dla każdego pracownika.

Zewnętrzna kopia zapasowa

Baza danych dokumentów może być łatwo przechowywana na dowolnym urządzeniu. Podstawowe urządzenie pamięci masowej często znajduje się w głównym biurze firmy, często na serwerze znajdującym się w dziale technologii informatycznych. Dane są również łatwo kopiowane i przechowywane poza siedzibą. Jest to ogromna poprawa w stosunku do plików papierowych, które można łatwo zniszczyć przez zalanie wodą lub pożar. Przechowywanie całej kopii bazy danych dokumentów poza miejscem pracy zapewnia doskonały plan ciągłości działania, zapewniając, że kluczowe informacje nie zostaną utracone w wyniku katastrofy.