Jak napisać list o działalności gospodarczej

Biznesowe listy kolekcji zazwyczaj dostosowują swój ton do czasu, w którym faktura jest zaległa. Chociaż głównym celem listu ze zbiórką jest przekonanie klienta do przesłania płatności, proces zbierania nie powinien zagrażać relacji biznesowej. Firmy mogą wykorzystywać listy kolekcji jako jedyny środek komunikacji, gdy próbują zebrać zaległe faktury. Niektórzy mogą używać ich jako uzupełnienia wywołań kolekcji.

Ton

Agent windykacyjny powinien napisać list w tonie, który jest zarówno stanowczy, jak i przemyślany, przypominając klientowi o kwocie przeterminowanej i że firma będzie wdzięczna za szybką płatność. Na przykład list z listem od długu, który ma 30 dni przeterminowania, może rozpocząć się od stwierdzenia: "Nie otrzymaliśmy jeszcze płatności i zachęcamy Cię do wysłania go tak szybko, jak to możliwe, aby zachować swoje uprawnienia do kredytu".

Zawartość

Treść każdego listu służącego do zbierania firmy zazwyczaj określa rodzaj skargi i kroki, które odbiorca musi podjąć, aby ją rozwiązać. Na przykład pismo o długu z opóźnieniem 60 dni może zawierać stwierdzenie: "Wciąż nie otrzymaliśmy płatności za fakturę nr 19 z dnia 2 stycznia 2012 r. 2 marca wysłaliśmy przypomnienie z powodu zaległości, ale nie otrzymaliśmy odpowiedzi od Prosimy o jak najszybszy kontakt z naszym biurem w celu uzgodnienia płatności. "

Konsekwencje

Listy firmowe, które są ostatecznymi informacjami, zazwyczaj informują klienta, że ​​jego dług zostanie skierowany do agencji windykacyjnej po określonej dacie. W niektórych okolicznościach ostateczne zawiadomienie może również stwierdzać, że firma wystąpi z powództwem sądowym lub odzyska niezapłaconą nieruchomość. Ostateczne zawiadomienia zwykle pojawiają się przy zadłużeniu, które wynosi 90 dni lub więcej. Na przykład, ostateczny list odbiór dotyczący zapłaty za meble może zawierać stwierdzenie "Dopóki płatność w całości nie zostanie dostarczona w ciągu dwóch tygodni od daty niniejszego listu, będziemy zmuszeni przejąć nieruchomość".

Negocjacje dotyczące płatności

List firmowy, który stara się zachować dobre samopoczucie relacji między sprzedawcą a klientem, może oferować poprawiony plan płatności. Na przykład firma może zaoferować częściowe płatności klientowi, który jest przeterminowany o 30 dni. W liście zbiorczym można znaleźć: "Zdajemy sobie sprawę, że możesz doświadczać trudności finansowych. Skontaktuj się z nami tak szybko, jak to możliwe, aby zawrzeć alternatywną umowę o płatności."