Komunikacja twarzą w twarz w biznesie

Nowe metody komunikacji, takie jak wysyłanie wiadomości tekstowych, e-mail i wideokonferencje, szybko zastępują bezpośrednią komunikację biznesową. Tylko 29 procent studentów preferuje komunikację twarzą w twarz, według badania "University of Media" z 2010 r. Przeprowadzonego przez grupę Mindshare Business Planning, Alloy Media i Brainjuicer. Zamiast tego uczniowie wysyłają ponad 50 wiadomości tekstowych dziennie. Kiedy ci młodzi ludzie wprowadzą się do pracy, będą bardziej zadowoleni z nowej technologii niż poprzednie pokolenia. Komunikacja twarzą w twarz odgrywa dominującą rolę w biznesie.

Korzyści

Zdaniem analityka Forbes Insights z ponad 750 profesjonalistów, większość menedżerów nadal uważa, że ​​bezpośrednia komunikacja jest niezbędna dla biznesu. W rzeczywistości ośmiu na 10 respondentów stwierdziło, że woli spotkania twarzą w twarz w ramach spotkań opartych na technologii, takich jak wideokonferencje. Spotkania twarzą w twarz "budują silniejsze, bardziej znaczące relacje biznesowe", powiedzieli, jednocześnie pozwalając na lepsze możliwości społeczne, by związać się z klientami i współpracownikami. Łatwiej też odczytać mowę ciała i mimikę twarzy oraz interpretować niewerbalne sygnały komunikacyjne. Respondenci zdecydowanie zgadzali się, że bezpośrednia komunikacja jest najlepsza dla perswazji, przywództwa, zaangażowania, inspiracji, podejmowania decyzji, odpowiedzialności, szczerości, koncentracji i osiągnięcia konsensusu.

Ograniczenia

Podczas gdy komunikacja twarzą w twarz jest ogólnie lepsza, korzyści istnieją w przypadku zdalnej komunikacji, pisze Chuck Martin w magazynie Chief Information Officer. Komunikacja przez e-mail i komunikator może przyspieszyć dyskusję dla dużych grup w przypadkach, w których członkowie nie mogą przerywać swoich harmonogramów pracy. Wiadomości e-mail to także lepszy sposób na planowanie i potwierdzanie spotkań, ponieważ każdy będzie miał wiarygodną, ​​pisemną korespondencję, aby w razie potrzeby odnieść się do nich. Rozmowa telefoniczna to rozsądniejszy sposób prowadzenia szybkiej dwukierunkowej rozmowy bez blokowania czasu. Notatki są najlepsze na dłuższe elementy tła, które wymagają wyższego poziomu zrozumienia i zrozumienia. Niektórzy właściciele firm używają dysków DVD, aby skutecznie rozpowszechniać komunikaty korporacyjne do pracowników, co jest krótkim, angażującym sposobem przyciągnięcia uwagi.

funkcje

"Małe przygotowania mogą przejść długą drogę", pisze Marty Nemko Kiplingera. Najskuteczniejsi komunikatorzy mogą nie wiedzieć wszystkiego, ale dopracowali swoje przemówienia, aby zastanowić się nad ważną niszą, w której są ekspertami. Przygotowanie do interakcji jest szczególnie ważne podczas spotkania twarzą w twarz, gdy nie możesz wyjść z Google. Przywołaj notatki notatek, ale nie czytaj dokładnego scenariusza. Aby zwiększyć wiarygodność, bądź uczciwy, podziel się osobistą historią i wyciągnij empatię słuchaczy. Kopiuj na świeży i odpowiedni materiał. Aktywnie angażuj swoich słuchaczy w interaktywny sposób, zadając pytania lub dodając działania do spotkania. Wreszcie, Nemko przypomina: "Kiedy mówisz, myśl jak pianista koncertowy: w praktycznie każdym zdaniu zmieniaj ton, tempo i intensywność. Włącz dramatyczne pauzy."

Błędne przekonania

Nectarios Lazaris, dyrektor działu IT światowej firmy architektonicznej Woods Bagot, powiedział dla magazynu Forbes: "Jedyną rzeczą, która ginie (w wideokonferencjach) jest to, że ludzie nie siedzą w tym samym pokoju, poza tym jest tak samo". Jednak mitem, że wyniki zdalnej użyteczności są tak samo dobre jak bezpośrednie rezultaty, piszą Corrie Kwan, Jin Li i May Wong w lipcowym wydaniu magazynu UXMatters. "Bez możliwości obserwowania uczestników badania podczas zdalnych badań użyteczności, facylitatorzy nie są w stanie wykryć sygnałów niewerbalnych" - podsumowują autorzy wskazując na trwałe znaczenie komunikacji twarzą w twarz w biznesie. Twierdzą, że wiele interakcji biznesowych opiera się na empatii, połączeniu i zrozumieniu zainicjowanym przez niewerbalne sygnały, które trudno jest zbudować bez spotkania uczestników zebranych w tym samym pokoju.

Rozważania

Czas jest największą przeszkodą w komunikacji twarzą w twarz w biznesie. Przepracowani menedżerowie często uważają, że po prostu nie mają czasu na spotkania ze wszystkimi pracownikami i interakcję w znaczący sposób. Aby zmaksymalizować swój czas, spotkaj się na przykład z garstką kierowników wyższego szczebla na jednogodzinnym spotkaniu w poniedziałek, aby poradzić sobie z najważniejszymi problemami tygodnia i poprosić o raporty z różnych działów. Następnego dnia spotkaj się z każdym członkiem, aby przejrzeć raporty i ważne wiadomości, które dla ciebie skompilowali. W środę spotkaj się z menedżerami operacyjnymi, a w czwartek spotkaj się z nadzorcami z pierwszej linii. Do piątku pracownicy z pierwszej linii będą mieli nowe poczucie kierunku. Nawet jeśli spotkasz się z każdym twarzą w twarz, powinieneś opublikować notatki ze spotkania w formie elektronicznej online, aby inni pracownicy mogli je przejrzeć, dzięki czemu wiele kanałów komunikacji pozostanie otwartych.