Dobre kryteria, które będą stosowane przy ponoszeniu kosztów podróży służbowych

Podróże służbowe są często istotną częścią wymagań operacyjnych firmy. Może również stać się bardzo drogi. Zarządzanie wydatkami, które łatwo wymkną się spod kontroli, wymaga dobrych zasad i wytycznych. Pracownicy potrzebują parametrów określających, co może i nie może być wydatkowane, jak również limity na przeloty i wydatki hotelowe. Dzięki wdrożonym politykom menedżerowie mogą uzyskać lepszy nadzór, zanim nawet rozpocznie się podróż.

Parametry obudowy

Jeśli nie powiesz inaczej, pracownik może wybrać najpiękniejsze dostępne zakwaterowanie. W końcu wyjeżdża z domu, aby podjąć działalność gospodarczą - dlaczego nie miałby cieszyć się najlepszymi? Możesz zapewnić swoim pracownikom komfort i produktywność, określając typy hoteli, takie jak średniej klasy sieci hoteli biznesowych, najlepiej w przedziale od 89 do 149 USD za noc.

Chociaż nie chcesz być zbyt napięty, biorąc pod uwagę, że niektóre miasta mają wyższe koszty hotelowe niż inne, nie ma nic złego w oczekiwaniu na niedrogi hotel biznesowy. Wiele firm podaje listę preferowanych sieci hotelowych. Często sieci te obsługują podróżnych biznesowych i obejmują bezpłatny bezprzewodowy Internet i lekkie śniadania w cenie pokoju.

Koszty posiłków

Pracownicy wykonujący podróż w ciągu nocy lub dłużej powinni spodziewać się refundacji posiłków, ale istnieją rozsądne limity wydatków. Wiele firm ma wytyczne dotyczące tego, ile pracownik może wydać na posiłek. Pozwól swoim pracownikom zjeść przyjemną kolację, ale nie ma nic złego w stwierdzeniu, że limit wynosi 25 USD od osoby.

Podobnie, zarówno ze względu na koszty, jak i czasami etyczne i moralne, firmy odmawiają zwrotu alkoholu w posiłkach pracowniczych. Niektóre firmy idą o krok dalej i uważają, że alkohol w porze lunchu stanowi naruszenie polityki personalnej i odpowiedzialności. Ponadto pracownicy podróżujący w ciągu dnia roboczego, ale bez noclegu, nie powinni oczekiwać posiłków w firmie, chyba że dokonają preautoryzacji.

Zabawa

Pozytywni klienci i perspektywy sprzedaży to uzasadniony koszt prowadzenia działalności. W wielu branżach wyjście na drinka lub kolację jest częścią tego, jak robi się biznes. Niektóre firmy również kupują bilety i podróżują dla swoich klientów. Jednak bez nadzoru koszty te mogą łatwo wymknąć się spod kontroli.

Powinieneś ustalić jasne zasady dotyczące kupowania posiłków i napojów podczas podróży, w tym wskazówki, ile można wydać na osobę i jakie miejsca firma uważa za niewłaściwe - takie jak kluby ze striptizem lub kasyna.

Bilety lotnicze

Opłaty za przejazd mogą być jednym z najbardziej kontrolowanych wydatków. Kupowanie biletów wcześnie, wykonywanie lotów z abonamentami i podróżowanie z linią lotniczą, która ma najniższą cenę, zamiast faworyzować konkretną linię lotniczą, może przynieść znaczące oszczędności. Pracownicy rezerwujący własne bilety muszą znać swoje oczekiwania dotyczące zakupu biletów.

Możesz sprawować nadzór, wymagając od pracowników uzyskania zgody menedżera przed dokonaniem zakupu. Niektórzy menedżerowie wymagają od pracowników wydrukowania listy kilku biletów lotniczych na trasie z internetowej strony internetowej dotyczącej zniżek, aby zobaczyć, że pracownicy wybierają najbardziej odpowiednie taryfy.

Kompleksowy nadzór

Aby usprawnić proces, odciążyć pracowników i uzyskać silniejszy nadzór nad kosztami, firmy często wybierają centralne rezerwacje podróży. Masz do wyboru dwie opcje - przynieś ją do domu lub skorzystaj z biura podróży służbowych.

Posiadanie jednej lub dwóch osób w domu, które rozmieszczają wszystkie bilety lotnicze, hotele i samochody do wynajęcia, utrzymuje wszystko pod ścisłym nadzorem kierownictwa. Jeśli jest to zbyt uciążliwe lub nieumiejętne korzystanie z czasu Twoich pracowników, istnieją agencje turystyczne, które specjalizują się w pomaganiu firmom w znajdowaniu najlepszych ofert na podróże służbowe. Przed dokonaniem zakupów agencja wysyła e-mailem odpowiedniego menedżera do autoryzacji. W niektórych przypadkach firmy mogą lepiej polegać na specjalistycznej wiedzy na temat polowania na okazje.