Przewodnik po najlepszych praktykach w administracji kontraktami

Umowy zawierane przez firmę z klientami, pracownikami i sprzedawcami są dokumentami prawnymi, które niosą ze sobą prawa i obowiązki po stronie obu stron. Zarządzanie umowami lub "administrowanie" wymaga staranności i dbałości o szczegóły. Istnieje kilka sprawdzonych metod, które mogą pomóc - uświęcone czasowo metody zarządzania umowami, które pomagają uniknąć naruszenia warunków umowy.

Rozróżnianie umów

Podstawową najlepszą praktyką w administracji kontraktowej jest zrozumienie rodzaju umowy, z którą masz do czynienia. Istnieją dwa rodzaje umów - proste kontrakty i czyny - i każdy z nich ma inne warunki i obowiązki. Prostą umową jest każda umowa, która nie jest czynem. Proste umowy obejmują umowy sprzedaży produktów i usług, takie jak dzierżawa Twojego sklepu i wszelkie umowy z pracownikami. Czyny są z kolei bardziej skomplikowane, ponieważ muszą być sporządzone na piśmie, podpisane, świadkami i dostarczone wraz z oficjalną pieczęcią. Kredyty hipoteczne są często dokonywane za pomocą czynów, podobnie jak niektóre umowy z wierzycielami i bankami.

Proste typy umów

Prawie wszystkie kontrakty, które napotkasz w swojej firmie, będą prostymi umowami. Te proste umowy mogą być dalej klasyfikowane jako jednostronne lub dwustronne. Umowa jednostronna oznacza, że ​​tylko jedna strona obiecuje coś zrobić, a druga nie jest prawnie zobowiązana do zakupu czegoś w zamian lub do wypełnienia jakiejkolwiek innej części umowy. Umowa dwustronna oznacza, że ​​obie strony mają obowiązki i zobowiązania do utrzymania. Znajomość różnic między tymi różnymi rodzajami umów pomaga ci zachować jasność, kiedy masz obowiązek działania i / lub gdy druga strona jest ci winna obowiązek.

Regulamin

Wbrew powszechnemu przekonaniu, umowy nie muszą być pisane tuszem, aby kwalifikować się jako ważne lub zgodne z prawem. Jednak wyraźne określenie warunków każdej umowy ma na celu ochronę Twojej firmy i pomaga uniknąć sporów. W przypadku sprzedaży produktu lub usługi, na przykład, głównymi warunkami są cena zapłacona oraz opis towarów i usług. Potwierdzenie może przybrać postać umowy i ważne jest, aby również określić warunki zwrotu lub anulowania na tym rachunku. Jeśli chodzi o bardziej złożone transakcje, takie jak sprzedaż nieruchomości, prawo wymaga, aby niektóre warunki zostały w pełni opisane. Jeśli masz wątpliwości, zawsze opisz wszystkie warunki - nie możesz popełnić błędu, pisząc za dużo, a nie za mało.

Oferta i zgoda

Brzmi to nieźle, ale firmy muszą uważać, aby oferować tylko to, co rzeczywiście chcą sprzedać lub co faktycznie mają dostępne w magazynie. To tutaj pojawiają się pojęcia "oferty" i "akceptacji" w administracji kontraktowej. Oferta często jest ukryta. Na przykład, sklep detaliczny, który wyświetla odzież w oknie, skutecznie oferuje tę odzież do sprzedaży, nawet jeśli nie ma oznak, aby powiedzieć, ile kosztuje odzież. Akceptacja następuje, gdy klient prosi o zakup czegoś, a następnie przekazuje pieniądze do urzędnika. Problemy mogą się pojawić, jeśli reklamujesz określony produkt lub usługę, a następnie nie możesz spełnić żądań. Aby obejść ten problem, należy zachować ostrożność w reklamie, kwalifikując ofertę lub ograniczając liczbę akceptacji do ograniczonej liczby.

Łamanie umowy

Niewiele rzeczy może być bardziej szkodliwe dla reputacji firmy niż posiadanie bałaganu w postępowaniu sądowym w związku z naruszeniem umowy, ale może się tak zdarzyć, jeśli nie dotrzymasz umów. Na przykład klient może zapłacić za towar lub usługę, które zostaną dostarczone w określonym dniu. Jeśli nie uda Ci się dostarczyć w tym dniu, klient ma podstawy prawne do odzyskania pieniędzy lub straconego czasu. Innym razem, jeśli nie uwzględnisz terminu lub warunku w umowie, umowa straci ważność, prowadząc do przegranej Twojej firmy. Na przykład, jeśli zapomnisz podać warunki zwrotu produktu na paragonie, klient może przekonująco argumentować, że sklep ma otwartą polisę zwrotu. Jako najlepszą praktykę, staraj się unikać łamania umowy pod każdym względem, jasno określając swoje warunki, przestrzegając zobowiązań i informując o wszelkich zastrzeżeniach.