Przykłady pisania doskonałych notatek o pracowniku

Jako zapracowany menedżer małych firm możesz myśleć, że nie masz wystarczająco dużo czasu na dokumentowanie pracowników. Ale utrzymywanie doskonałych notatek na podwładnych może w rzeczywistości zaoszczędzić czas na linii. Twoje notatki będą kluczowe dla zdyscyplinowania pracownika lub jeśli ostatecznie będziesz musiał odpowiedzieć na skargę, odwołanie lub za dyskryminację. Nawet typowe zadania, takie jak przygotowanie oceny pracownika, będą łatwiejsze - i dokładniejsze przedstawienie - jeśli masz przykłady na cały rok w swoich notatkach.

Szczegółowy

Twórz wystarczająco szczegółowe notatki, które wymagają minimalnego wyjaśnienia. Zachowaj proste notatki i unikaj specyficznego dla branży żargonu, slangu firmy lub akronimów. Pamiętaj, że twoje notatki mogą pewnego dnia być przedmiotem rozprawy arbitrażowej lub śledztwa Komisji ds. Równych Szans, a arbiter lub badacz musiałby być w stanie przestrzegać notatek. Dołącz konkretne informacje o problemach, a także tytuł pracy pracownika, zadania, do których został przydzielony oraz relacje z nim. Pomoże to czytelnikowi umieścić informacje w odpowiednim kontekście. Napisz notatki jak najszybciej po incydencie, aby upewnić się, że zawierasz wszystkie istotne informacje. Zbyt długie oczekiwanie utrudni Ci przypomnienie wszystkich szczegółów.

Faktyczny

Zachowaj swoje notatki i nie przesadzaj. Pisanie "John zawsze kłóci się" lub "John nigdy nie jest na czas" zmniejsza wiarygodność twojej dokumentacji. Zamiast tego napisz coś bardziej konkretnego: "John spóźnił się 11 z 22 dni roboczych w październiku." Zilustruj swoje punkty danymi statystycznymi, co również zapewnia, że ​​twoja dokumentacja jest prawdziwa. Nawet jeśli stwierdzenie, że występ Johna jest "naprawdę zły" może być prawdą, udowodnij prawdziwość swoich notatek, mówiąc, że poziom błędu Johna stale przekracza 60 procent, podczas gdy średni poziom błędu reszty zespołu - w tym nowych pracowników wykonywanie tych samych obowiązków - wynosi mniej niż 5 procent.

Cel

Nie oceniaj zachowania pracownika. Zachowaj neutralny i obiektywny ton. Zamiast pisać: "We wtorek zapadła lenistwo Jane, po tym, jak z nią porozmawiałem, miała dobre i złe nastawienie, " mówiłem "Jane z 15-minutowym opóźnieniem wracającym ze swojej przerwy we wtorek. z tego powodu przewróciła oczami i odeszła bez odpowiedzi. Pozostań profesjonalny i nie pozwól, aby frustracja przeszła do dokumentacji, ponieważ poważnie zagraża integralności i przydatności twoich notatek.

Data, godzina i podpis

Dołącz datę i godzinę - zarówno incydentu, jak i podczas pisania dokumentacji - w notatkach. Bez daty dokumentacja nie może być koniecznie wykorzystana do udowodnienia, że ​​doszło do incydentu. Mimo że e-mail jest przydatnym narzędziem do potwierdzenia rozmowy - ponieważ zawiera datę, godzinę, odbiorcę, a nawet może zostać skonfigurowany w celu dostarczenia dowodu dostawy i odbioru - upewnij się, że nie zastępujesz konsultacji bezpośredniej konwersacja e-mail. Twoje notatki nie powinny zaskoczyć pracownika. Jeśli notatka zawiera coś znaczącego, warto poprosić pracownika o podpisanie w celu otrzymania informacji. Wyjaśnij, że podpisanie w celu otrzymania dokumentacji niekoniecznie stanowi zgodę na jej treść.