W jaki sposób ustawy HIPAA wpływają na organizacje z dnia na dzień?

Ustawa HIPAA lub Ustawa o Przenoszalności Ubezpieczenia Zdrowotnego i Odpowiedzialności Społecznej, ustawy nie mają zastosowania tylko do organizacji opieki zdrowotnej - mają również zastosowanie do małych firm, które nie są w branży opieki zdrowotnej. Małe przedsiębiorstwo zarządza planami ubezpieczeń zdrowotnych, a także innymi korzyściami zdrowotnymi i informacjami na temat warunków zdrowotnych pracowników, które firma musi zabezpieczyć zgodnie z wytycznymi HIPAA.

Zabezpieczanie dokumentacji medycznej

Zapisy zawierające informacje na temat zdrowia pracowników muszą być zabezpieczone nie tylko przed dostępem spoza firmy, ale także przed nieautoryzowanymi użytkownikami wewnątrz firmy. Tylko niektórzy pracownicy w organizacji, którzy zajmują się bezpośrednio polityką zdrowotną, muszą uzyskać dostęp do informacji, które powinny być chronione specjalnym hasłem lub zamknięte w zabezpieczonej szufladzie lub szafce na dokumenty. Przenosząc te zapisy, pracownicy muszą przestrzegać zasad firmy, aby informacje nie zostały utracone lub przechwycone przez inną stronę. Pracownicy, którzy obsługują informacje związane ze zdrowiem, muszą również prowadzić dziennik, który szczegółowo opisuje każde wydanie lub transfer informacji.

Szkolenie pracowników

Wszyscy pracownicy organizacji, którzy zajmują się sprawami związanymi ze zdrowiem - takimi jak informacje na temat polisy ubezpieczeniowej, firmowy program odnowy biologicznej lub elastyczny rachunek wydatków na zdrowie - muszą przejść odpowiednie szkolenie na temat HIPAA i sposobu postępowania z informacjami dotyczącymi zdrowia. Jeśli nie uda ci się odpowiednio przeszkolić takich pracowników, którzy z kolei ujawnią informacje o zdrowiu innego pracownika, możesz zostać uznany za odpowiedzialnego za ujawnienie, a następnie może zostać pozwany przez pracownika, którego informacje zostały naruszone.

Nieobecności pracowników

Pod żadnym pozorem menedżer nie może ujawnić innym pracownikom organizacji danych dotyczących absencji medycznej danej osoby w firmie, chyba że pracownik wyrazi uprzednio zgodę. Oznacza to, że gdy pracownik zachoruje lub musi poddać się leczeniu, możesz przekazać kartę lub inne materiały, aby przekazać go pracownikowi, który nie czuje się dobrze, ale nie możesz zdradzić przyczyny nieobecności pracownika innym osobom. .

Pisemne zasady

Nie tylko musisz przestrzegać praw HIPAA na co dzień w swojej organizacji, ale musisz także udokumentować zasady przyjęte przez Twoją organizację, aby zapewnić zgodność z przepisami. Dokumenty te muszą szczegółowo określać, w jaki sposób pracownicy, którzy mają dostęp do informacji na temat zdrowia, mają zabezpieczać te informacje, w jakich okolicznościach informacje dotyczące zdrowia powinny być ujawniane, a konsekwencje dla pracownika naruszającego zasady HIPAA organizacji. Wszyscy pracownicy powinni mieć kopię tych pisemnych zasad, zwłaszcza tych, którzy mają dostęp do informacji na temat zdrowia.