Jak napisać roczne spotkanie biznesowe dla S Corp

Małe firmy wybierają korporacyjną organizację S, aby przekazywać zyski - i straty - bezpośrednio akcjonariuszom, upraszczając korporacyjne zeznanie podatkowe. Rozkład "S corp" umożliwia akcjonariuszom zbilansowanie dochodu "pass through" z odliczeniami wynikającymi z bieżących strat lub strat rozłożonych na przestrzeni lat. Korpusy S spełniają określone wymagania określone przez Internal Revenue Service, ale muszą również spełniać wymagania państwowe w zakresie organizowania spotkań, zwykle corocznych. Ze względu na intymną relację finansową między korporacją a akcjonariuszami protokoły rocznych spotkań muszą przedstawiać kompletny, dokładny obraz działalności korporacji.

1.

Rozpocznij protokół z listą obecnych dyrektorów i deklaracją kworum. Sprawdź regulamin definiujący kworum - zwykle 50 procent plus jeden głos - czyli liczbę dyrektorów koniecznych do prowadzenia działalności.

2.

Podaj datę i sposób powiadomienia o dorocznym zebraniu. Ponownie sprawdź regulamin w sprawie konkretnych dat dorocznych spotkań i wymagań dotyczących powiadomień.

3.

Lista kandydatów na urząd z mianownikami i drukarzami, a następnie nowi oficerowie wybierani na dorocznym posiedzeniu dyrektorów. Wymień nowych dyrektorów wybieranych przez zarząd na zgromadzeniu akcjonariuszy.

4.

Uwzględnij dokładne uchwały podejmowane przez obecnych dyrektorów. Uchwały - takie jak zmiana zarejestrowanego agenta, certyfikowanego publicznego księgowego lub adresu służbowego - mogą być przyjmowane większością głosów, ale wnioski wymagane zwykle wymagają większej większości i wymagają również uczestnictwa czynnych akcjonariuszy.

5.

Dodaj poprawki do regulaminów na posiedzeniu dyrektorów, jeśli wasi dyrektorzy i oficerowie są jedynymi akcjonariuszami waszego S corpu lub na walnym zgromadzeniu, jeśli jest to wymagane w waszym regulaminie. Zapisz ten proces i kroki podjęte lub zaplanowane w celu jego wykonania. Na zgromadzeniu akcjonariuszy zapisz osobę, która wprowadziła uchwałę lub poprawkę - jej zarządcę - podmiotu pośredniczącego i wynik głosowania.

6.

Podsumuj spotkanie biznesowe z oświadczeniem, że wszystkie działania i decyzje funkcjonariuszy w poprzednim roku zostały potwierdzone. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie wprowadzono żadnych nowych rezolucji lub twoja korporacja składa się tylko z nielicznych akcjonariuszy, którzy są również dyrektorami i urzędnikami, a codzienne funkcje są wykonywane nieformalnie.

7.

Zapisz każdą wprowadzoną firmę i jej rozmieszczenie. Na przykład, uczestnicy mogą głosować lub pytanie może zostać skierowane do księgowego korporacji, adwokata lub specjalnego komitetu do rekomendacji.

8.

Zapisz czas i warunki odroczenia. Grupy mogą zostać odroczone do następnego corocznego spotkania lub daty, w której można kontynuować działalność.

9.

Daj protokolarnym spotkaniom dyrektorów nowych oficerów i dyrektorów do podpisania; wszyscy muszą podpisać i opatrzyć datą dokument, aby wskazać ich obecność i zgodę. Minutobiorcy powinni podpisywać roczne protokoły z ich nazwiskiem, biurem i datą.

10.

Zakończ lub wydrukuj protokoły z posiedzeń dyrektorów tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, aby uzyskać wszystkie podpisy obecnych dyrektorów. Zakończ protokół akcjonariusza w ciągu kilku dni od spotkania.

Rzeczy potrzebne

• Statuty korporacyjne
• Reguły zlecenia Roberta
• Księga korporacji
• Minute formularze
• Pisanie materiałów lub laptopa i drukarki

Wskazówki

• Przepisy korporacyjne narzucają decyzje, które należy podjąć na dorocznym spotkaniu. Korporacje zazwyczaj przyjmują reguły porządku Roberta, aby nadać im strukturę.
• Przygotuj formularz, który będzie wypełniany podczas corocznych spotkań z przerwami na daty, obecność, wyniki wyborów, rezolucje, zmiany, druki i podpisy, aby zaoszczędzić czas. Alternatywnie, popracuj nad laptopem na zebraniu dyrektorów, aby móc wydrukować kopię do podpisu i wstawić ją bezpośrednio do książki swojej korporacji.
• Odchodzący skarbnik może przedstawić sprawozdanie finansowe na dorocznym posiedzeniu dyrektorów, w zależności od regulaminu. Należy je w całości zgłosić na walnym zgromadzeniu, aby udostępnić je do wglądu akcjonariuszom.

Ostrzeżenia

• Ponieważ wszyscy oficerowie i dyrektorzy muszą podpisać protokół z dorocznego spotkania, muszą być krótcy i dokładni, aby zminimalizować dyskusję i ewentualne rozbieżności co do tego, kto powiedział co.
• Zapisuj tylko decyzje i dyrektywy wraz z imionami osób, które wykonują ruchy i sekundy. Nie próbuj podsumowywać dyskusji, które mogą trwać nieprzerwanie i zawierać mylące, nieistotne treści.