Jak zapewnić poufność opinii klientów?

Możesz poprosić swoich klientów o udzielenie informacji zwrotnej przez telefon, online lub osobiście za pomocą pisemnych kart opinii. Niezależnie od wybranej metody ważne może być zachowanie poufności opinii. Na przykład możesz nie chcieć, aby pracownik uzyskał informacje zwrotne bezpośrednio od niej lub złamał dane osobowe klienta. Masz kilka prostych wyborów, aby zapewnić poufność opinii klientów.

1.

Poproś o podstawowe informacje o kliencie bez pytania o dane osobowe, w tym adres, numer telefonu lub adres e-mail. Pomoże to chronić tożsamość klienta, gdy zdecyduje się przesłać opinię.

2.

Umieść formularz opinii klienta online na bezpiecznym serwerze. Będziesz potrzebować bezpiecznej warstwy gniazd lub ochrony SSL na swoim serwerze internetowym, którą możesz uzyskać od firmy hostingowej, aby odpowiednio zabezpieczyć formularz zwrotny (Zobacz zasoby).

3.

Użyj ankiety online innej firmy (patrz przykład Zasoby) jako innej metody gromadzenia i utrzymywania informacji zwrotnych w Internecie w sposób poufny. Upewnij się, że usługa ankiety online korzysta również z bezpiecznych serwerów.

4.

Umieść zamknięte pudełko z sugestiami bezpośrednio przed biurkiem w firmie, w którym klienci mogą przesyłać formularze komentarzy - stos wstępnie wykonanych ankiet. Trzymaj pudełko zamknięte przez cały czas i opróżniaj je na koniec każdego dnia, aby chronić poufność informacji zwrotnych od klientów zbieranych w ten sposób.

5.

Rejestruj ustne informacje zwrotne z rozmów z klientami w bazie danych lub programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Dołącz imię i nazwisko klienta, adres e-mail, skargę lub pochwały, a także plan działania w celu rozwiązania konkretnych problemów. Zaszyfruj dokument opinii klienta hasłem, które znają tylko ty i upoważnieni pracownicy, aby chronić informacje.