Jak przygotować uchwałę korporacyjną organizacji non-profit

Organizacje non-profit, podobnie jak wszystkie korporacje, działają za pośrednictwem swoich zarządów, urzędników i innych upoważnionych przedstawicieli. Ponieważ zarząd jest odpowiedzialny za ogólne ukierunkowanie i podejmowanie decyzji dla korporacji, ważne jest, aby dokumentować decyzje zarządu na piśmie. Rozdzielczość korporacyjna jest dokumentem powszechnie używanym w tym celu. Uchwała jest zwykle opracowywana po spotkaniu i głosowaniu przez dyrektorów w ważnej kwestii dla korporacji.

Podstawowy format rozdzielczości

Sporządzenie korporacyjnej uchwały nie wymaga przestrzegania żadnych konkretnych przepisów lub zasad dotyczących formatu. Uchwała może przybrać dowolną formę, o ile służy jej celowi - tak długo, jak jasno określa działania korporacyjne zatwierdzone przez radę. W większości przypadków jedno stronicowa rozdzielczość wystarcza, aby uwzględnić wszystkie niezbędne informacje. Niektóre podstawowe informacje, które powinna zawierać uchwała, to nazwa korporacji; data posiedzenia zarządu po zatwierdzeniu uchwały; oraz nazwiska członków zarządu, którzy brali udział w posiedzeniu, lub oświadczenie, że obecni są wszyscy członkowie zarządu lub kworum. Uchwała powinna również zawierać oświadczenie, które poświadcza lub uwierzytelnia ją jako ważną i opatrzone podpisem przewodniczącego zarządu lub innego przedstawiciela korporacji, takiego jak prezes lub sekretarz.

Rozdzielczość przedmiotu sprawy

Sercem tej rezolucji jest działanie korporacji zatwierdzone przez zarząd. Na przykład rezolucja jest zwykle przygotowywana, gdy zarząd zatwierdza podpisanie ważnej umowy z nowym klientem lub dostawcą. Rezolucje są również często używane do zatwierdzania otwierania, zamykania lub przenoszenia kont bankowych. Podczas redagowania przedmiotu uchwały należy użyć odpowiednich nazw, miejsc i terminów, aby wyraźnie zidentyfikować działanie zatwierdzone przez radę. W przypadku zatwierdzonej umowy lub innego dokumentu, rozsądne może być dołączenie kopii dokumentu do uchwały. Chociaż rezolucja może zawierać dowolną liczbę decyzji zarządu, w większości sytuacji rezolucja powinna ograniczać się do decyzji dotyczących tylko jednej kwestii. Powodem tego jest fakt, że kopie rezolucji zarządu są często przekazywane firmom lub osobom prywatnym, z którymi korporacja nawiązuje współpracę, aby wykazać zgodę zarządu na działania korporacyjne. Jeżeli w rezolucji uwzględniono decyzje o niepowiązanych działaniach, przekazanie jej kopii stronie trzeciej niepotrzebnie ujawni te niepubliczne, poufne informacje.

Uchwały modelowe agencji rządowych

Organizacje non-profit często zajmują się agencjami rządowymi w kwestiach o znaczeniu publicznym, które mogą obejmować ubieganie się o dotacje, pożyczki lub inne zatwierdzenia rządowe. W wielu sytuacjach agencja rządowa wymaga korporacyjnego rozwiązania w celu zweryfikowania zgody zarządu na złożenie wniosku rządowego. W niektórych przypadkach agencja rządowa może nawet wymagać, aby określony język był zawarty w uchwale korporacyjnej. Często zdarza się, że agencja rządowa udostępnia korporacji non-profit modelową rozdzielczość określającą wymagany język. Sporządzenie rezolucji w tej sytuacji powinno odbyć się przy użyciu rozdzielczości modelu.

Inne uwagi

Organizacja non-profit powstała zgodnie z prawem stanowym, w którym będzie prowadziła swoją działalność. Niektóre stany wymagają od organizacji non-profit podejmowania uchwał, jeśli angażują się w określone działania. Na przykład sekcja 22.251 (d) Kodeksu korporacyjnego w Teksasie wymaga od każdej organizacji non-profit, która ma członków, przyjęcia określonej uchwały, jeśli korporacja jest stroną fuzji. Sporządzając uchwałę w celu dostosowania się do statutu, uchwała powinna wyraźnie odnosić się do statutu i stwierdzać, że uchwała rady ma być zgodna ze statutem.