Jak skutecznie równoważyć i zarządzać sprzecznymi projektami

Organizacja jest kluczem do zarządzania kilkoma projektami ze sprzecznymi zadaniami. Konflikt rozwiązuje się, przeglądając każdy projekt jako serię kluczowych kroków. Po rozbiciu każdego projektu na jego elementy, konflikty są na tyle małe, że można nimi zarządzać, albo poprzez efektywną zmianę harmonogramu, albo delegację. Sukces każdego projektu wymaga jednakowej energii i uwagi na każdym kroku na drodze do zakończenia projektu, pomimo wszelkich konfliktów między równoległymi projektami prowadzonymi przez tę samą osobę.

1.

Zorganizuj wszystkie formalności i materiały dla każdego projektu. Dobrze zorganizowana baza danych, w tym podstawowe informacje, kluczowych członków zespołu i cele projektu, zapewnia, że ​​wszyscy zaangażowani są na tej samej stronie. Konflikty między projektami można łatwo zidentyfikować, jeśli wszystkie elementy są jasno określone.

2.

Podziel każdy projekt na zadania. Zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe projekty będą wymagać kilku etapów przed ich ukończeniem. Ustalenie tych kroków na samym początku pozwala stworzyć plan ataku dla każdego z nich.

3.

Ustal oś czasu dla każdego projektu. Każde indywidualne zadanie wymaga pewnej ilości czasu na ukończenie; dołączyć do każdego zadania określoną liczbę godzin pracy lub dni. Zwróć uwagę, że ramy czasowe dla projektów będących w konflikcie działają równolegle; to nie jest niepokojące.

4.

Określ zadania projektowe, które powodują konflikt. Jeśli każdy projekt wymaga, aby dane były uruchamiane za pomocą programu analitycznego, a oprogramowanie programu może obsługiwać tylko jeden zestaw danych jednocześnie, zadania projektu są w bezpośrednim konflikcie.

5.

Priorytetuj jeden projekt nad drugim dla zadań, które są w konflikcie. Użyj pozostałej części osi czasu, aby zdecydować, który projekt przejść do przodu, a który opóźnić. Jeśli raport programu po analizie musi zostać przejrzany przez różnych konsultantów, koordynuj przetwarzanie zgodnie z harmonogramem każdego konsultanta.

6.

Deleguj zadania innym członkom zespołu. Skutecznym sposobem rozwiązania konfliktu między projektami jest rekrutacja innych do każdego zadania, które musi zostać wykonane w tym samym czasie. Zadania administracyjne, które powodują konflikt i nie wymagają specjalnej wiedzy, są często najłatwiejsze do delegowania.

7.

Bądź na bieżąco z postępem każdego projektu. Codzienne listy zadań, które zawierają meldowanie się z członkami zespołu, zapewniają ukończenie oddelegowanych zadań. Regularne monitorowanie realizacji zadań pozwala w razie potrzeby modyfikować harmonogramy projektu i zapobiegać nowym konfliktom.