Jak złożyć plik z kolorowym systemem rejestracji

Stwórz kolorowy system do przechowywania w domu lub biurze firmy, aby zachować porządek. Zorganizowany system archiwizacji zwiększa produktywność, umożliwia znalezienie plików, gdy ich potrzebujesz i pomaga zmniejszyć bałagan. W miarę rozwoju firmy możesz dodawać nowe kategorie plików, wprowadzając nowy kolor. Określając miejsce dla twoich plików i tworząc efektywny system archiwizacji, możesz skupić swój czas i energię na budowaniu swojej firmy zamiast ciągłego szukania plików lub usuwania bałaganu z biura.

1.

Oddziel dokumenty, które planujesz złożyć, na kategorie. Na przykład utwórz kategorię plików dla faktur klientów, paragonów sprzedaży, sprawozdań finansowych, faktur dostawców i dokumentów podatkowych. Wybierz kolor reprezentujący każdą kategorię. Stwórz listę kategorii plików i odpowiadający im kolor dla szybkiego odniesienia, aż zapamiętasz typ pliku reprezentowany przez każdy kolor.

2.

Określić rodzaj szafki na dokumenty do wykorzystania do zgłoszenia. Zazwyczaj pionowe szafki na dokumenty mieszczą dokumenty w formacie Letter lub dokumenty w przybliżeniu 8, 5 cala na 11 cali, podczas gdy boczne szafki na dokumenty zawierają dokumenty w formacie legal, lub dokumenty w przybliżeniu 8, 5 cala na 14 cali. Wybierz styl szafki, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym.

3.

Kup kolorowe foldery odpowiadające kolorom określonym dla kategorii plików. Jeśli używasz zwykłych folderów manila, kup kolorowe naklejki lub etykiety, które przyklejają się do krawędzi zakładki folderu dla łatwego przeglądania.

4.

Umieść dokumenty w kolorowych folderach, a następnie umieść foldery w schowku. Uporządkuj kategorie plików według własnych potrzeb. Na przykład umieść najczęściej oglądane dokumenty lub kategorie, które najczęściej dodajesz z przodu szafki na dokumenty i mniej używane kategorie z tyłu. Pliki alfabetyczne można również tworzyć, tworząc indywidualne pliki dla klientów, pacjentów i innych osób. W przypadku plików alfabetycznych nadaj każdej literze własny kolor, kupując etykiety z poszczególnymi literami i kolorami lub dołączając kolorową etykietę do folderu i wpisując literę na etykiecie.

5.

Dodaj nowe kategorie folderów według własnego uznania, przypisując nowe kategorie do nowego koloru.

Rzeczy potrzebne

• Szafka na akta
• Kolorowe foldery
• Kolorowe naklejki lub etykiety

Wskazówki

• Wybierz pogrubione kolory, takie jak czerwony, niebieski i jasny żółty, które wyróżniają się w szafce na dokumenty, aby ułatwić dostęp do plików.
• Przejrzyj swój system archiwizacji każdego roku, aby rozwinąć kategorie plików, usunąć kategorie lub połączyć kategorie.

Ostrzeżenie

• Wklej nowe dokumenty tak szybko, jak to możliwe, aby uniknąć niechcianego bałaganu w biurze.