Jak korzystać z programu Outlook, aby lepiej zorganizować

Ponieważ dzisiejsze środowisko pracy staje się coraz bardziej złożone i dynamiczne, często organizowanie się może być trudne. Outlook jest częścią pakietu oprogramowania biurowego Microsoft Office i można go znaleźć w wielu środowiskach pracy, od edukacji po świat korporacyjny. Jego funkcje pozwalają usprawnić komunikację elektroniczną i kontakty. Dzięki Outlookowi możesz także zarządzać codziennymi czynnościami i delegować zadania.

E-mail

Za pomocą Kreatora reguł programu Outlook można skonfigurować oszczędzające czas, zautomatyzowane funkcje poczty e-mail. Na podstawie reguł, które tworzysz, możesz automatycznie usuwać niektóre wiadomości e-mail i przekazywać dalej. Możesz porządkować wiadomości e-mail, tworząc reguły, które przenoszą je do różnych folderów. Program Outlook pomaga również w zarządzaniu spamem, umożliwiając tworzenie reguł, które będą wysyłać wiadomości e-mail ze spamem bezpośrednio do folderu "Wiadomości-śmieci". W przypadku wiadomości e-mail wysyłanych regularnie, możesz także tworzyć i zapisywać szablony.

Kalendarz

Funkcja kalendarza Outlook pozwala zarządzać spotkaniami i innymi ważnymi spotkaniami. Możesz śledzić swoje spotkania w Kalendarzu i możesz wysyłać powtarzające się przypomnienia dla siebie, od minut do dni wcześniej. Jeśli planujesz spotkanie, wyślij zaproszenia do innych osób. Te osoby mogą zaakceptować lub odrzucić zaproszenie. Mogą również zaproponować nową datę spotkania. Pozwala to na śledzenie liczby osób uczestniczących.

Kontakty i wtyki

Zarządzaj swoimi kontaktami służbowymi i osobistymi za pomocą funkcji Kontakty. W programie Outlook można prowadzić rejestr adresów, numerów telefonów, adresów e-mail i innych informacji kontaktowych. Możesz dodać tę informację do Worda i innych dokumentów. Funkcja Kontakty umożliwia tworzenie list dystrybucyjnych, dzięki czemu można rutynowo wysyłać wiadomości e-mail do grup osób bez konieczności dodawania poszczególnych osób do wiadomości e-mail. Aby uzyskać szybki dostęp do często używanych informacji, możesz tworzyć skróty do dokumentów na komputerze lub w sieci oraz tworzyć skróty do często używanych stron internetowych. Skróty te można przechowywać i uzyskać do nich dostęp w panelu Skróty programu Outlook.

Zadania i uwagi

Twórz listy zadań i zarządzaj nimi za pomocą funkcji Zadania programu Outlook. Możesz skonfigurować jednorazowe i powtarzające się zadania. Program Outlook umożliwia zaplanowanie terminów i przypomnień. Jeśli zadanie jest opóźnione, automatycznie zmienia kolor na czerwony. Znika z listy zadań, gdy oznaczysz ją jako ukończoną. Możesz także przekazywać zadania innym. W widoku "Notatki" możesz pisać przypomnienia i zarządzać nimi. Kliknięcie "Nowy" spowoduje utworzenie nowej notatki. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy pozwala na kolorowanie kodu w celu lepszej organizacji.