Jak pracować z elektronicznym systemem archiwizacji

Elektroniczne systemy segregacji mają wiele zalet, w tym ochronę środowiska i ograniczenie bałaganu w biurze. Jednakże, jeśli nie jesteś przyzwyczajony do przechowywania wszystkiego elektronicznie, może być trudno zwolnić papier. Możesz nawet martwić się utratą wszystkich danych w przypadku naruszenia bezpieczeństwa plików komputerowych. Podejmowanie odpowiednich środków ostrożności podczas korzystania z elektronicznego systemu segregowania dokumentów może złagodzić Twoje obawy, jednocześnie pomagając zmniejszyć wpływ na środowisko.

Zakup niezbędny sprzęt, aby łatwo utrzymać system przechowywania w wersji papierowej. Zazwyczaj obejmuje to komputer, skaner, zewnętrzne dyski twarde i ewentualnie dyski typu thumb drive. Może być potrzebne dodatkowe oprogramowanie komputerowe, takie jak baza danych, zasoby ludzkie lub programy księgowe, aby przetwarzać dane w formie elektronicznej.

Skonfiguruj elektroniczny system archiwizacji w sposób podobny do wersji papierowej. Dzięki temu pracownicy łatwiej odnajdują określone pliki, których potrzebują. Stwórz i rozpowszechniaj wykres lub mapę witryny nowego systemu elektronicznego, aby ułatwić nawigację. Przeprowadzić sesję szkoleniową dla członków personelu po wprowadzeniu systemu elektronicznego.

Zeskanuj wszystkie dokumenty papierowe, aby kopia znajdowała się w elektronicznym systemie archiwizacji. Elektroniczny system archiwizacji prawdopodobnie oznacza, że twoje wydruki zostaną rozdrobnione lub poddane recyklingowi; upewnij się, że masz wersję elektroniczną, zanim papier zostanie zniszczony.

Określ sposób tworzenia kopii zapasowych plików elektronicznych. Posiadanie drugiego lub nawet trzeciego systemu kopii zapasowych może zagwarantować, że Twoje dane pozostaną bezpieczne. Wyznaczyć dodatkowy system kopii zapasowych poza miejscem, który zapewnia kolejną warstwę ochrony w przypadku pożaru, powodzi, kradzieży lub innej katastrofy. Jeśli wolisz, w tym celu skorzystaj z usługi kopii zapasowej opartej na serwerze lub Internecie

Zachęć pracowników do wyeliminowania papierowych metod komunikacji, takich jak poczta i faksy. Użyj poczty e-mail jako głównej metody przesyłania dokumentów. Wyeliminuj drukowane faksy, wysyłając je i odbierając drogą elektroniczną.

Rzeczy potrzebne

Komputer
Skaner
Zewnętrzne dyski twarde
Napędy miniaturowe
Oprogramowanie
Niszczarka

Wskazówki

Wdrażaj politykę elektroniczną z miłym układem. Praca bez papieru wymaga przełamania lub zmiany codziennych nawyków, a przyzwyczajenie się do zmiany może trochę potrwać. Ustaw datę na kilka miesięcy w dół, aby przejście było kompletne.
Śledź wykorzystanie papieru przez firmę po przejściu na system przechowywania w wersji papierowej. Wysyłaj co miesiąc e-maile do pracowników, pokazując, ile papieru firma zapisała każdego miesiąca, przechodząc na nową metodę.