Jak napisać list z zapytaniem biznesowym

Jako właściciel firmy prawdopodobnie masz powód do napisania wielu listów z zapytaniami - od wniosków o płatność do wniosków o dodatkowe informacje. Po ustaleniu profesjonalnego i przyjaznego szablonu dla takich listów, możesz dostosować go do swoich przyszłych potrzeb - i zaoszczędzić cenny czas.

1.

Napisz list z prośbą o materiały biurowe. Jeśli nie masz tego zasobu, wpisz nazwę firmy u góry strony w typie 16 lub 18-punktowym. Wybierz profesjonalną czcionkę, np. Arial, Verdana lub Times New Roman. Wyśrodkuj swoje imię i nazwisko, tytuł oraz informacje kontaktowe poniżej za pomocą mniejszej czcionki, na przykład 14 punktów.

2.

Skorzystaj z formalnego zwrotu grzecznościowego na Twój list z prośbą, na przykład "Szanowna Pani" lub "Szanowny Panie". Użyj nazwiska odbiorcy, ale nie imienia, ponieważ to zbyt przyjacielskie pozdrowienie przeczy formalnej naturze twojego wniosku.

3.

Otwórz swój list za pomocą bezpośredniego i zwięzłego oświadczenia, które podsumowuje twój cel pisania. Na przykład możesz powiedzieć: "Jako nowy członek Izby Handlowej w Westland piszę, aby poprosić o bazę danych członkostwa w 2012 roku, którą obiecałem, gdy dołączyłem do grupy w zeszłym miesiącu."

4.

Podaj krótkie wyjaśnienie swojej prośby, jeśli intencja nie jest jednoznaczna, i podaj dodatkowe informacje, które odbiorca może potrzebować, aby spełnić Twoją prośbę. Podaj swój numer telefonu i najlepszą porę dnia, aby się z Tobą skontaktować, jeśli ma jakiekolwiek pytania dotyczące Twojej prośby.

5.

Uczyń odbiorcę tak prostym, jak to tylko możliwe, aby spełnił twoje żądanie. Dołącz podstemplowaną, samodzielnie zaadresowaną kopertę, aby mogła wysyłać informacje bez żadnych kosztów. Możesz też zatrzymać się i odebrać potrzebne informacje. Większy współczynnik wygody powinien zainspirować szybszą odpowiedź.

6.

Zakończ list z prośbą o uprzejmą i łaskawą notatkę. Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i zwróć uwagę na twoją prośbę.

7.

Sprawdź i popraw list w celu poprawnej pisowni i gramatyki. Obraz Twojej firmy zależy od tego, jak dobrze się przedstawiasz; jeśli traktujesz siebie poważnie, inni też mogą.

Wskazówka

• Zadzwoń do odbiorcy, jeśli nie odpowiedziała na twój list z prośbą w ciągu pięciu dni roboczych.