Wykorzystanie systemów informatycznych i rachunkowości

Większość zadań związanych z rachunkowością przetwarzanych jest obecnie w komputerze, więc systemy informacyjne mają ogromny wpływ na to, jak przebiega rozliczanie i jakie raporty są generowane. Nie tylko zadania księgowe są wykonywane z dużą szybkością, ale są również łatwe do wykonania dla większości firm. Obliczenia są wykonywane automatycznie z mniejszą liczbą błędów niż ręczna rachunkowość, co znacznie poprawia wydajność.

Arkusze kalkulacyjne

Pierwszy program arkusza kalkulacyjnego nazwano VisiCalc i został zaprojektowany przez Roberta Frankstona i Dana Bricklina w 1979 roku w celu uproszczenia analizy finansowej. Wykonał obliczenia powyżej 254 wierszy i 63 kolumn. W 1983 roku bardziej zaawansowany program arkusza kalkulacyjnego, Lotus 1-2-3, zezwolił na więcej wierszy i kolumn oraz zarządzanie danymi i wykresy. To był hit dla księgowych, którzy często muszą analizować dane i wykonywać złożone obliczenia i modelowanie. Na przykład komórka - przecięcie kolumny i wiersza - może zostać zmieniona, a obliczenia są automatycznie aktualizowane o nowe informacje. W dzisiejszych czasach Excel i inne arkusze kalkulacyjne są chlebem i masłem wielu księgowych, dzięki czemu życie jest łatwiejsze i bardziej wydajne.

Księga Główna

Przed laty księgę główną, listę rachunków i transakcji przechowywano w papierowych podkładkach, a następnie ręcznie konserwowano, co było czasochłonnym zadaniem dla księgowych. Jeśli bilans nie został zrównoważony, czasami znalazł się błąd na koncie. Te dni kończą się na skomputeryzowanej księgowości, gdzie matematyka jest obsługiwana automatycznie, a sprawozdania finansowe są kompilowane za naciśnięciem jednego przycisku.

Moduły

Podczas gdy księga główna zawiera konta ogólne i transakcje, szczegóły transakcji są często przechowywane w osobnych modułach. Informacje z tych modułów są następnie przekazywane do księgi głównej. Na przykład moduł rozrachunków z dostawcami obsługuje wszystkie kwestie dotyczące zobowiązań, w tym nazwy dostawców, daty faktur, drukowania czeków i inne dane ważne dla procesu opłacania rachunków. Po zaksięgowaniu i opłaceniu faktur koszty, zobowiązania i środki pieniężne są ujmowane i przenoszone do księgi głównej. Istnieją moduły dotyczące należności, zapasów i innych procesów, które wymagają przestrzeni roboczej poza księgą główną, ale są z nią połączone.

Specjalistyczne oprogramowanie księgowe

Trend w praktykach programistycznych polega na kierowaniu na określone branże i dostosowywaniu całych programów do tych branż. Rezultatem są całe systemy stworzone przy użyciu narzędzi specyficznych dla określonych sektorów, takich jak handel detaliczny, non-profit lub produkcja. To sprawia, że ​​skomputeryzowana rachunkowość jest szybka w konfiguracji i obsłudze. Zamiast czekać, aż programista rozwinie twoje oprogramowanie, możesz kupić go z półki, która jest w 90 procentach dobra dla twoich celów i wymaga tylko minimalnego dostosowania.

Ryzyka

Systemy informacyjne pomagają szybko i celnie, ale wciąż istnieje miejsce na błąd człowieka. Jeśli wprowadzono niepoprawne informacje, system może go nie wykryć. Na przykład system nie wie, że płatność w wysokości 200 USD wynosiła w rzeczywistości 20 USD i została wprowadzona i zapłacona przez pomyłkę. Błędy i oszustwa nadal zdarzają się w rachunkowości i kontrole wewnętrzne są potrzebne, aby zapobiec lub wykryć te zagrożenia. Skomputeryzowany system powinien mieć bezpieczny dostęp w celu uniknięcia nieuprawnionego użycia; kierownictwo musi dokonać przeglądu uzgodnień, aby upewnić się, że są one uzasadnione i dokładne; a płatności powinny być dokonywane tylko na zatwierdzonych rachunkach, aby uniknąć oszustw i błędów.