Co się stanie, jeśli nie podasz terminu W-2 dla pracowników?

Według Internal Revenue Service formularze W-2 powinny być wysyłane pracownikom najpóźniej do 31 stycznia dla formularzy pochodzących z poprzedniego roku kalendarzowego. Chociaż pracownicy nie mogą odbierać ich pocztą w tym terminie, muszą - przynajmniej w tym momencie - zostać wysłani. W przypadku firm, które nie przestrzegają tego konkretnego protokołu, mogą wystąpić konsekwencje.

Niezadowolonych pracowników

Oprócz oficjalnych problemów, które możesz mieć z Internal Revenue Service (IRS) z powodu nie wysyłania formularzy W-2 w odpowiednim czasie, być może będziesz musiał poradzić sobie z grupą bardzo niezadowolonych pracowników, z których wielu prawdopodobnie oczekuje zeznanie podatkowe. Pracownicy mogą nie tylko składać skargi do Ciebie, ale także do urzędu skarbowego, co może skłonić Cię do dalszego dochodzenia w Twojej firmie, jeśli zostanie złożonych wiele skarg dotyczących tego problemu.

IRS Fines

IRS zatrzymuje grzywny w oparciu o to, jak późno złożone są formularze W-2. Kara w wysokości 50 USD za formularz jest oceniana dla W-2 złożonych w ciągu 30 dni od terminu płatności, maksymalnie do 187 500 USD w przypadku małej firmy. W przypadku formularzy złożonych przed 1 sierpnia, ale później niż przez 30 dni, kara wzrasta do 100 USD za formularz i do maksymalnej grzywny 536 000 USD. Maksymalna wysokość grzywny wynosi 260 USD za formularz do 1 072 500 USD rocznie za formularze zgłoszone po 1 sierpnia.

Dokładna forma

Oprócz wysyłania formularzy W-2 na czas, musisz również upewnić się, że wymienione formularze są dokładne. Według strony internetowej IRS, jeśli prześlesz formularz W-2 do IRS, twierdząc, że zapłaciłeś konkretnemu pracownikowi pewną kwotę pieniędzy, a ty tego nie zrobiłeś, ta osoba ma prawo pozwać cię o odszkodowanie. Oblicza się karę w wysokości 530 USD za formularz bez maksymalnej kwoty. Może być również konieczne zapłacenie grzywny w wysokości 5000 USD tytułem odszkodowania za złożenie fałszywego dokumentu i może podlegać odpowiedzialności karnej.

Dokumentacja i komunikacja

Czasami, jeśli przynajmniej powiesz swoim pracownikom, że masz już za sobą W-2, ale pracujesz nad ich usunięciem, może być mniej niezadowolenia, niż jeśli nic nie powiesz. Ponadto, jeśli wyślesz W-2 w wyznaczonym terminie, ale otrzymasz go za zły lub stary adres, nie otwieraj go ani nie wyrzucaj. Umieść go w pliku pracownika i zapisz go na wypadek, gdyby skontaktował się z tobą w celu uzyskania formularza na drodze; masz przynajmniej dowód, że próbowałeś go wysłać.