Co to jest system wypłat gotówkowych?

Każda mała firma potrzebuje systemu wypłat gotówki, który wydajnie i bezpiecznie obsługuje płatności gotówkowe firmy. Rozrachunki z dostawcami (A / P) są ściśle powiązane z wypłatami gotówkowymi, a większość transakcji jest przetwarzana za pośrednictwem A / P, gdy dokonywana jest płatność gotówkowa. Właściwa dokumentacja jest częścią skutecznej funkcji wypłaty gotówki, a wszystkie wypłaty gotówki muszą być rejestrowane w ewidencji finansowej firmy. Obecność dobrej kontroli wewnętrznej jest ważna w wypłatach gotówkowych i pomaga zapewnić wypłatę gotówki za legalne transakcje.

Funkcja płatnicza

Funkcja A / P jest odpowiedzialna za zatwierdzanie płatności na transakcjach ze sprzedawcami i wierzycielami firmy. A / P zatwierdza transakcje do zapłaty tylko wtedy, gdy istnieje powiązana dokumentacja dotycząca transakcji. Ponieważ A / P pasuje do niezbędnej dokumentacji do zatwierdzenia transakcji, lepiej jest, aby nie rejestrowała faktycznej płatności na rzecz dostawcy lub wierzyciela, aby zapobiec płatności fałszywych lub nieprawidłowych transakcji.

Dokumentacja transakcji

Większość wypłat gotówkowych to płatności za faktury. Na przykład, po zakupie zapasów, transakcja powinna mieć fakturę wraz ze zleceniem zakupu i dowodem otrzymania towaru, zanim zostanie dokonana płatność za transakcję. W przypadku usługi faktura powinna odnosić się do umowy, która zawiera szczegóły umowy o pracę między stronami. Brakująca dokumentacja może być oznaką niekompletnej transakcji, takiej jak niedostarczenie produktów lub usług lub oszukańcza działalność.

Nagrywanie transakcji

Gdy Twoja firma kupuje lub otrzymuje wartość o określonej cenie, jest rejestrowana jako kredyt na rachunku zobowiązań lub gotówkowym. Transakcje kredytowe rejestrowane jako zobowiązania są płatne w przyszłości, a po otrzymaniu niezbędnej dokumentacji, zobowiązanie jest obciążane, a środki pieniężne są uznawane za kwotę płatności. Po zarejestrowaniu transakcji w dokumentacji finansowej następuje wystawienie czeku lub płatności elektronicznej wystawionej sprzedawcy.

Kontrole wewnętrzne

Dobra kontrola wewnętrzna w wypłatach gotówkowych ma kluczowe znaczenie, aby zapobiec utracie gotówki. Najlepiej byłoby, gdyby personel A / P nie był odpowiedzialny za wypłaty gotówki, aby zapobiec płatności nieprawidłowych transakcji. Takie rozdzielenie obowiązków może zabezpieczyć twoje konto gotówkowe. Jeśli twoja firma jest zbyt mała, aby wziąć udział w tym porozumieniu, pracownik nie związany z A / P musi co miesiąc uzgadniać konto bankowe i przeprowadzać wyrywkowe kontrole płatności gotówkowych, aby ocenić, czy płatności gotówkowe są prawidłowe.