Czy Zwroty Pracowników są zwolnione z podatku?

W trakcie prowadzenia działalności pracownik może potrzebować zakupu narzędzi, materiałów, pozwoleń lub innych potrzebnych przedmiotów w imieniu swojego pracodawcy. Może potrzebować prowadzić własny pojazd z miejsca na miejsce, aby ukończyć pracę, którą zlecił mu pracodawca. Kiedy pracownik wykorzystuje własne pieniądze na zakup przedmiotów dla swojego pracodawcy, może być uprawniony do zwrotu kosztów tych wydatków. Sposób, w jaki firma traktuje zwrot tych wydatków, określa, czy zwrot kosztów jest zwolniony z podatku, czy też raportowany jako przychód na koniec roku.

Plan odpowiedzialny za IRS

Pracownicy, którzy pracują dla firmy, która zapewnia zwrot kosztów pracownikom w ramach planu rozliczeniowego, muszą spełniać trzy kryteria. Wszystkie wydatki muszą mieć połączenie biznesowe i zostać uznane przez IRS jako podlegające odliczeniu koszty poniesione podczas wykonywania pracy; musisz rozliczać się z pracodawcą za te wydatki w ustalonym okresie; a nadwyżka zwrotu kosztów lub zasiłku musi zostać zwrócona pracodawcy - ponownie w ustalonym terminie. IRS wymaga wydatków rozliczonych w ciągu 60 dni od wystąpienia. Wszelkie nadwyżki zwrotów wymagają spłaty w ciągu 120 dni od zdarzenia zgodnie z wytycznymi IRS, aby zakwalifikować się w ramach planu rozliczeniowego. Jeśli tak działa Twoja firma, to te wydatki nie będą uwzględniane jako dochód na W-2 złożony pod koniec roku przez twojego pracodawcę.

IRS Non-Accountable Plan

IRS definiuje plan nieobowiązkowy jako taki, w którym zestawienie kosztów wydatku lub zwroty od pracowników nie spełniają jednej lub więcej z trzech zasad wymienionych w Planach Odpowiedzialności. Pozycje należące do tej kategorii obejmują zwrot kosztów niezwiązanych z działalnością pracodawcy, takich jak zwrot kosztów posiłków podczas pracy w biurze. Jeśli firma zwróci Ci koszty posiłku pracując do późna w biurze, jest zobowiązana do uwzględnienia tego zwrotu jako dochodu podlegającego opodatkowaniu na swoim W-2 pod koniec roku we właściwej lokalizacji w formularzu. Jeśli nie masz pewności, w jaki sposób traktuje się zwrot kosztów lub czy Twoja firma działa zgodnie z planem odpowiedzialnym lub nieobowiązkowym, zapytaj pracodawcę.

Koszty podróży

Urząd Skarbowy bierze pod uwagę koszty podróży, które ponoszą Państwo podczas pracy w imieniu pracodawcy zgodnie z planem i nie podlegają opodatkowaniu, o ile firma spełnia trzy kwalifikujące się wymogi w określonych okresach, których dotyczy IRS. Jeśli firma dostarczy zaliczkę na wydatki poniesione w trakcie podróży, spłacą wszelkie niewykorzystane pieniądze w ciągu 120 dni od daty wystawienia, lub firma musi uwzględnić to jako dochód do opodatkowania na swoim W-2 na koniec roku.

Plan bez refundacji

Kiedy twój pracodawca nie zapewnia zwrotu kosztów związanych z działalnością gospodarczą, możesz ponosić te wydatki na swoim zeznaniu podatkowym za dany rok. Ta metoda wymaga zachowania wszystkich rachunków i informacji do przeglądu przez co najmniej siedem lat. Aby złożyć szczegółowe wyliczenia związane z działalnością, wnioski IRS o wypełnienie Formularza 2106 lub 2106-EZ i wyszczególnienie potrąceń w celu odliczenia wydatków biznesowych i obejmują to z rocznego zeznania podatkowego.