Czy pracodawca musi utrzymywać zapłatę?

Federalne przepisy prawa pracy wymagają, aby zachować zapisy płac dla swoich pracowników, ale nie musisz generować czeku zwrotnego dla siebie lub swoich pracowników. Jednak w niektórych stanach obowiązują przepisy prawa pracy, które nakładają obowiązek dostarczania pracownikom szczegółowych informacji o płacach. Na przykład w Illinois pracodawca musi dostarczyć kodeks lub osobny dokument zawierający wykaz wszystkich odliczeń, aw Kalifornii pracodawcy muszą dostarczyć pracownikowi kodeks lub dokument rozliczający wszystkie dane płacowe używane do obliczenia jego wynagrodzenia netto. Możesz zachować kopię odcinków wypłat w ramach obowiązkowych zapisów płacowych. O ile kodeks nie zawiera wszystkich wymaganych informacji, tylko kod pośredniczący nie będzie spełniał przepisów federalnych.

Informacje, które musisz zachować

Prawo federalne wymaga, aby zachować podstawowe informacje o każdym pracowniku, w tym jego pełne imię i nazwisko oraz adres, numer ubezpieczenia społecznego, płeć, zawód oraz, jeśli pracownik ma mniej niż 19 lat, datę urodzenia. Każdy rekord listy płac musi zawierać dzień i godzinę rozpoczęcia tygodnia pracy, liczbę godzin przepracowanych przez pracownika każdego dnia oraz całkowitą liczbę godzin w tygodniu pracy. Zapisy muszą wskazywać podstawę do określenia wynagrodzenia. Musisz pokazać regularną stawkę godzinową pracownika, całkowite zwykłe wynagrodzenie i łączne wynagrodzenie za nadgodziny dla pracowników niebędących pracownikami, ale możesz wykluczyć te informacje dla zwolnionych pracowników. Zapisy muszą wyszczególniać każde odliczenie lub dodatek wpływające na wynagrodzenie pracownika, całkowite wynagrodzenie netto, okres płacenia i datę płatności.

Okres przechowywania

Chociaż przepisy stanowe różnią się, ustawy federalne wymagają, aby zachować rekordy płacowe, rekordy zakupu i sprzedaży używane do obliczania list płac i umów związkowych przez co najmniej trzy lata. Zachowaj dokumenty źródłowe dla listy płac, takie jak karty czasowe, bilety służbowe i harmonogramy, przez co najmniej dwa lata.

Dokumenty źródłowe

Możesz poprosić pracowników o użycie zegara, zapisać czas zatrzymania i rozpoczęcia w formie elektronicznej lub przygotować ręczny raport czasowy. Prawo federalne zezwala również na przyjmowanie raportów od chronometrażystki w godzinach pracy każdego pracownika. Jeśli pracownik pracuje według ustalonego harmonogramu, możesz zatrzymać kopię harmonogramu i zapisać tylko wyjątki.

Przechowywanie rekordów

Prawo federalne wymaga, aby pracodawcy utrzymywali ewidencję płac w bezpiecznym miejscu w miejscu pracy pracownika lub w centralnej siedzibie pracodawcy. Jeśli inspektor z Departamentu Pracy zażąda sprawdzenia twoich zapisów, musisz mieć możliwość utworzenia plików przechowywanych poza miejscem pracy nie później niż 72 godziny po złożeniu wniosku. Ponieważ odcinki wypłat i listy płac zawierają dane osobowe, najlepiej przechowywać je w zamkniętej szufladzie z dostępem ograniczonym tylko do osób, które rzeczywiście chcą przejrzeć pliki.