Najlepsze sposoby na obsługę firmowych wiadomości e-mail

Radzenie sobie ze sfrustrowanymi i złymi pracownikami należy do obowiązków właściciela małego przedsiębiorstwa. Gdy otrzymasz e-mail z argumentacją, może być trudno utrzymać koncentrację. Jednak nie oznacza to, że musicie pozwolić, by wasze emocje wymknęły się spod kontroli. Zamiast tego trzymaj swoje uczucia na wodzy, analizuj sytuację i odpowiednio dostosuj swoje działania.

Czekać

Po przeczytaniu argumentacyjnego e-maila, normalne jest, że uczucia obronne wypływają na powierzchnię. Zachowaj spokój. Daj sobie trochę czasu, aby komentarze dotarły do ​​twojego umysłu. Nie odpalaj wiadomości e-mail w oparciu o twoją pierwszą reakcję. Jeśli zareagujesz szybko, nie tracąc czasu na myślenie, możesz zrobić coś godnego ubolewania. Jako właściciel małej firmy, postaw dobry przykład i praktykuj powściągliwość.

Analizować

Po tym, jak będziesz miał czas pomyśleć, ponownie przeczytaj e-mail. Zignoruj ​​wszelkie trudne komentarze lub nieprofesjonalny język. Poszukaj celu wiadomości. Dowiedz się, co przeszkadza pracownikowi. Po poznaniu problemu możesz spróbować go rozwiązać. Zastanów się nad argumentem pracownika i zdecyduj, jak mu odpowiedzieć.

Konfrontować

Zadzwoń do pracownika przez telefon. Spokojnie wyjaśnij, że otrzymałeś jego e-mail i chciałbyś omówić problematyczne kwestie. Poproś go, aby spotkał się z tobą w twoim biurze. Rozpocznij spotkanie od komentarza takiego jak: "Rozumiem, że jesteś sfrustrowany tym, że nie awansujesz." Pozwól mi wyjaśnić, dlaczego zdecydowałem się utrzymać cię na obecnej pozycji. " Wyjaśnij swoją decyzję pracownikowi. Jeśli spróbuje ci przeszkodzić lub kłócić się, spokojnie powiedz: "Chcę usłyszeć, co masz do powiedzenia, ale pozwól mi skończyć mówić".

słuchać

Po ustaleniu pozycji pozwól pracownikowi odpowiedzieć. Przygotuj się na to, by odpowiedział lub spróbował spierać się o jego opinię. Nie pozwól sobie na angażowanie się w kłótnię z nim. Słuchaj, nie mów. W końcu pracownik przestanie mówić. Przedmów ​​swoją odpowiedź neutralnym stwierdzeniem: "Słyszę, co mówisz, i szanuję twoją pozycję". Kontynuuj swoje rozwiązania. Być może będziesz musiał powtórzyć rzeczy, o których mówiłeś wcześniej, aby wyrazić swoje zdanie.

Poprawny

Upewnij się, że pracownik wie, że gdy jesteś zainteresowany jego myślami i opiniami, chcesz, aby zwrócił się do nich w uprzejmy i pełen szacunku sposób. Powiedz coś takiego, jak: "Rozumiem twoje frustracje, ale chcę rozwijać kulturę szacunku dla firmy. Proszę, używaj pełnego szacunku tonu we wszystkich twoich kontaktach związanych ze służbą ze mną i współpracownikami, a zrobię to samo".