Ekonomiczne rozwiązania do faksowania faksów dla biura małych firm

Kopiowanie i faksowanie może być znacznym wydatkiem, a niektóre wysokiej klasy urządzenia kosztują dziesiątki tysięcy dolarów. Jednak wykonywanie kopii i wysyłanie faksów może być ważnym elementem Twojej działalności - od przechowywania dokumentacji i wystawiania faktur po korespondencję i kontakty z dostawcami. Wobec konieczności faksowania i kopiowania sprzętu oraz wysokich kosztów urządzeń, małe firmy mogą rozważyć kilka innych ekonomicznych opcji dla ich potrzeb kopiowania i faksowania.

Leasing faksów i maszyn do kopiowania

Wiele małych firm woli wynająć drogi sprzęt biurowy, aby obniżyć początkowy koszt dokonania tak dużego zakupu. W zależności od umowy o świadczenie usług leasing może pomóc w uniknięciu kosztów naprawy kopii lub faksów w przypadku wystąpienia problemów. Jest to szczególnie cenna zaleta w przypadku maszyn kopiujących, które ze względu na mechaniczne obciążenie tak wielu wrażliwych ruchomych części są podatne na awarie. Niektóre firmy leasingowe sprzętu biurowego oferują swoim klientom również zniżki na akcesoria i przedmioty, takie jak kasety z tonerem.

Powody, aby kupić Outright

Chociaż leasing zapewnia stabilność finansową za pomocą stałych miesięcznych płatności, z czasem może być droższą opcją dla niektórych małych firm. Firmy, które nie używają faksu i sprzętu do kopiowania często lub na tyle intensywnie, aby ryzykować poważne uszkodzenia lub dużo toneru, mogą wygodniej kupić podstawowy system. W przypadku małych firm o napiętym budżecie różne opcje finansowania mogą obniżyć początkowe koszty, a niektóre głęboko zdyskontowane używane urządzenia mogą być dostępne w innych lokalnych firmach.

Rozwiązania przepływu pracy

Najtańsze faksy i kopiarki to te, których nie kupujesz. Zanim zaczniesz kupować lub dzierżawić maszynę, upewnij się, że jej potrzebujesz i nie możesz zastąpić jej funkcji innymi urządzeniami i procesami. Przesyłanie faktur w formacie PDF i, na przykład, cyfrowe przesyłanie informacji do klientów i dostawców może całkowicie wyeliminować konieczność korzystania z faksu. Stosunkowo niedrogi skaner może również pomóc w tworzeniu cyfrowych kopii dokumentów, dzięki czemu drukarka może zastąpić rolę kopiarki. Uważnie przeanalizuj koszty i korzyści tych opcji, obliczając koszt druku na stronę w porównaniu z kopiowaniem - który znacznie różni się w zależności od sprzętu - w celu ustalenia najlepszego rozwiązania dla Twojej małej firmy.

Usługi faksu internetowego

W przypadku faksów usługi faksu internetowego mogą być wygodną i ekonomiczną opcją dla niektórych małych firm. Operatorzy, tacy jak FaxZero, Nextiva, MyFax i eFax, udostępniają konto i numer faksu do odbierania faksów, ale faksy są odbierane w formacie cyfrowym. Można także wysyłać cyfrowe dokumenty, które będą drukowane z urządzenia faksowego po stronie odbiorczej. Usługi te pomagają uniknąć kosztu zakupu faksu i materiałów eksploatacyjnych. Podstawowe plany serwisowe wahają się od 14 USD do 20 USD miesięcznie.