Faks vs. Bezpieczeństwo poczty e-mail

Pomimo wzrostu liczby e-maili i zbliża się do biura bez papieru, faks pozostaje stałym elementem, z którego ponad 100 miliardów faksów jest wysyłanych na całym świecie co roku, dane z Davidson Consulting, jak donosi Sagem-Interstar, firma produkująca oprogramowanie do faksowania IP. Jeśli chodzi o rozrastanie się wokół problemów związanych z bezpieczeństwem poczty e-mail, takich jak złośliwy kod, phishing i kradzież hasła, wysyłanie poufnych danych za pośrednictwem faksu może wyglądać na bardziej bezpieczną opcję, ale może tak nie być.

E-mail

Poczta elektroniczna stała się podstawowym sposobem przesyłania dokumentów drogą elektroniczną. Wiadomości e-mail można używać do wysyłania zarówno tekstu, jak i obrazów, które są konwertowane na format cyfrowy i wysyłane przez Internet. Krótkie wiadomości mogą być wysyłane w treści wiadomości, a większe dokumenty mogą być wysyłane jako załączony plik. Email jest szybki i wygodny, ale ma pewne wady, takie jak jego efemeryczność i fakt, że nie jest prawnie wiążący.

Faks

Zanim e-mail stał się popularny, faksy były głównym sposobem szybkiego wysyłania dokumentów między dwiema odległymi lokalizacjami. Podczas faksowania obrazy i tekst są odczytywane na jednym końcu i dzielone na kolekcję liczb 1 i 0. Ta informacja binarna jest następnie przesyłana przez sieć telefoniczną do innego faksu, który dekoduje dane i drukuje kopię oryginalnego obrazu. Praktycznie wszystkie faksy mają jeden wspólny protokół, znany jako G3, który instruuje ich, jak postępować z danymi obrazu przesyłanymi między nimi. Faksy są stosunkowo szybkie, a dokumenty przesyłane faksem mają tę zaletę, że są wiążące dla celów prawnych. Faksowanie ma tę wadę, że faksy wymagają użycia fizycznych materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier i toner.

Problemy z zabezpieczeniami poczty e-mail

Wiadomości e-mail są podatne na przechwycenie przez nieautoryzowanych odbiorców, którzy otrzymują błędną kopię lub świadomie uzyskują dostęp do kont e-mail innych osób. Przestępcy mogą infekować systemy komputerowe złośliwym oprogramowaniem, które może wykraść hasła i dane logowania lub zezwolić na dostęp do całego systemu komputerowego, umożliwiając odczytanie wiadomości e-mail. Wiadomości e-mail można również używać do wysyłania złośliwego oprogramowania, które może następnie zainfekować systemy komputerowe odbiorców, powodując problemy z bezpieczeństwem i utratę danych. Wiadomości e-mail mogą być używane do rozsyłania spamu, marnowania czasu i zasobów komercyjnych wiadomości, które zakłócają normalne korzystanie z poczty e-mail. Wiadomości e-mail mogą być używane do wyłudzania informacji - fałszywych wiadomości e-mail, które wydają się pochodzić z banku lub innego legalnego nadawcy i które próbują oszukać odbiorcę w celu przekazania poufnych informacji, takich jak dane bezpiecznego logowania.

Zabezpieczenia faksu

Ponieważ wszystkie faksy używają tego samego protokołu, faks wysłany z jednego urządzenia może zostać odebrany i wydrukowany przez dowolny inny faks, niezależnie od tego, czy należy on do zamierzonego odbiorcy, czy nie. Ponieważ informacje o faksie są wysyłane przez sieć telefoniczną, teoretycznie możliwe jest, że osoba z nieautoryzowanym dostępem do sieci może przechwycić te informacje. Ponieważ faks jest dokumentem fizycznym, może wpaść w niepowołane ręce. Na przykład, jeśli faks znajduje się we wspólnym biurze lub innym pomieszczeniu komunalnym, inne osoby oprócz zamierzonego odbiorcy mogą odebrać faks lub niektóre z jego stron.

Ogólne bezpieczeństwo

Chociaż e-mail stwarza pewne obawy dotyczące bezpieczeństwa, można je złagodzić, wprowadzając dobre praktyki bezpieczeństwa, takie jak zabezpieczenie hasłem, korzystanie z zapór ogniowych i oprogramowania przeciwdziałającego złośliwemu oprogramowaniu w systemach komputerowych oraz zapewnienie, że wiadomości e-mail są wysyłane wyłącznie na adresy adresatów. Faksy są mniej pewne pod pewnymi względami, ale trudniej jest je celować na odległość. Jeśli faks jest wysyłany za pośrednictwem telefonii internetowej, jest potencjalnie narażony na podobne zagrożenia związane z bezpieczeństwem komputera, takie jak e-mail. Dobre zabezpieczenie faksu polega na upewnieniu się, że nadawcy mają odpowiedni numer faksu, upewniając się, że poufne informacje nie są wysyłane do faksu w obszarze publicznym oraz upewniając się, że wszystkie strony są odbierane i sortowane przed opuszczeniem faksu.