Efektywna komunikacja biznesowa na spotkaniach

Skuteczna komunikacja biznesowa jest niezbędna podczas spotkań, ponieważ spotkania umożliwiają pracownikom z różnych dziedzin firmy zebranie się w celu wzmocnienia strategii, pomysłów na burzę mózgów, świętowania sukcesów i analizowania błędów. Niezależnie od tego, czy spotkania odbywają się twarzą w twarz, odbywają się telekonferencje, czy odbywają się wideokonferencje, odpowiednie strony mają możliwość wymiany informacji, które prowadzą do stabilności i wzrostu firmy. Gdy źle zarządzane, spotkania biznesowe mogą zmarnować cenny czas firmy. Zrozumienie kluczowych elementów skutecznej komunikacji biznesowej maksymalizuje efektywność spotkań w miejscu pracy.

Awarie

Skuteczna komunikacja biznesowa rozpada się na spotkaniach, gdy są zbyt długie, zaplanowane bez wystarczającej ilości czasu, aby odpowiednio przygotować się do nich i zakończyć bez ustanawiania czynności, zgodnie z instrukcjami Kreatora Spotkań. "Przeprowadzanie efektywnych spotkań w pracy" zaleca wybór formatu spotkania dla firmy i trzymanie się jej, aby uczestnicy mogli się z nią zapoznać.

Reguła czterokrokowa

Spotkania biznesowe mogą zmaksymalizować komunikację, wykonując cztery kroki, zgodnie z instrukcjami Kreatora Spotkań. Przygotuj się, wybierając uczestników z ostrożnością, uprzedzając i planując jasno wyartykułowany program. Wybierz jedną osobę lub zespół pracowników, których głównym obowiązkiem jest skuteczne ułatwianie, w tym sporządzanie notatek i mierzenie czasu. Zrób miejsce dla zainspirowanej komunikacji biznesowej, zapraszając uczestników do wyrażania opinii i pozwalając na solidną dyskusję. Przypomnij sobie osiągnięcia spotkania i przed zakończeniem podsumuj lub wykonaj czynności, które można podjąć.

Wiedza publiczności

Planując spotkania, weź pod uwagę odbiorców. Ustal, czy spotkanie będzie duże czy małe, i odpowiednio zaplanuj miejsca siedzące i możliwości ustne. Zapewnij łatwe do odczytania materiały i upewnij się, że każdy może zobaczyć projektor, białą tablicę lub inny sprzęt do pomocy wizualnej przed rozpoczęciem. Bądź świadomy, czy spotkanie jest przeznaczone dla wyższych urzędników, nowych pracowników, obecnych klientów lub potencjalnych klientów.

Spotkania online

Spotkania biznesowe online stają się coraz bardziej powszechne i istnieją sposoby na ułatwienie efektywnej komunikacji biznesowej podczas tego typu spotkań. Klarowność jest szczególnie ważna podczas spotkań online ze względu na bardziej usunięty charakter spotkania, zgodnie z "Strefą konferencji internetowych". Informacje powinny być dokładnie przebadane, przygotowane i przedstawione w ciekawy sposób. "Strefa konferencji sieciowej" podkreśla, że ​​należy skupić się na porządku obrad, a nie na technologii zaangażowanej w realizację spotkania. Przypomnij uczestnikom, że spotkania online powinny być traktowane z taką samą powagą i formalności jak tradycyjne spotkania i śledzić, aby upewnić się, że podejmowane są odpowiednie działania.

Wskazówki

Małe korekty w dostawie mogą mieć duży wpływ na efektywność komunikacji. Podczas zwracania się do grup osób na spotkaniach nawiązać kontakt wzrokowy z poszczególnymi członkami, ale w odpowiedzi na pojedyncze pytanie należy zająć się grupą jako całością, zgodnie z "Osiem sposobów pokazania umiejętności mówienia podczas spotkania". Bądź proaktywny w pozyskiwaniu opinii i zachęcaj kontynuacja dyskusji, kiedy członkowie reagują. W artykule zaleca się również naśladowanie zachowania innych osób w celu uzyskania spójności. Na przykład, jeśli inni wnoszą krótkie uwagi, twoje uwagi również powinny być krótkie. Unikaj używania stereotypów i rozwlekłej retoryki.