Czy etyczne jest zapisywanie transakcji bezpośrednio na kontach księgi głównej?

Księga główna odgrywa ważną rolę w procesie księgowym. Większość firm stosuje system księgowania z dwoma wpisami, w którym transakcje są najpierw rejestrowane w dzienniku ogólnym, a później w księdze głównej. Łatwiej byłoby po prostu zarejestrować transakcje bezpośrednio w księdze głównej, tym samym przekazując około połowy typowych dokumentów potrzebnych do rejestrowania problemów księgowych. Może to jednak prowadzić do pewnych problemów etycznych.

GAAP

Od księgowych i firm oczekuje się, że będą postępować według zestawu wytycznych znanych jako ogólnie przyjęte zasady rachunkowości - lub GAAP. Zasady te mają dość szeroki zakres i nie muszą być postrzegane jako zbiór zasad, które muszą przestrzegać firmy i księgowi. Jednak fakt, że te wytyczne są zazwyczaj akceptowane w środowisku biznesowym oznacza, że ​​odstępstwa od nich można uznać za nieetyczne. Metoda księgowania z podwójnym wejściem jest podstawą GAAP i ma kluczowe znaczenie dla etyki w świecie rachunkowości finansowej.

Księga Główna

Podstawowym celem księgi głównej jest rejestrowanie i klasyfikowanie informacji znajdujących się w dzienniku ogólnym. Dziennik ogólny zachowuje chronologiczny opis każdej transakcji finansowej, która ma miejsce, ale zazwyczaj nie dzieli ich na różne rodzaje transakcji. Zamiast tego odbywa się to w zapisach księgi głównej. Pomijanie dziennika ogólnego może spowodować niedokładności, jeśli chronologia transakcji zostanie przeoczona. Ogólne zapisy księgowe zwykle mają miejsce w momencie transakcji lub wkrótce potem. Wprowadzenie transakcji w księdze głównej później może wymagać zgadywania lub może być błędne z powodu wadliwej pamięci. Odgadywanie i spekulacje są sprzeczne z podstawowymi zasadami rachunkowości, podczas gdy dokładność rejestracji ma kluczowe znaczenie dla tych zleceniodawców.

Precyzja

Jednym z powodów, dla których zwykle dokonuje się obu wpisów, jest zapewnienie dokładności. W rzeczywistości może być szybciej rejestrowanie ogólnego zapisu w dzienniku, a następnie powrót do księgi głównej. Przechodzenie od razu do księgi głównej wymaga każdorazowo większej koncentracji i dokładności. Dokonywanie jednego błędu tutaj może zrzucić całe saldo konta i rzucić swój świat finansów w zawroty głowy. Może to nawet spowodować pokusę "fałszowania" liczb, aby pasowały do ​​twoich innych dokumentów finansowych. Ten rodzaj subwencjonowania liczb byłby również uznany za nieetyczny przez osoby ze świata księgowości.

Wpisy

Inną możliwą kwestią etyczną, która wynika z systemu pojedynczego wejścia, jest to, że często tylko jedna osoba kontroluje transakcje finansowe i wpisy, które są rejestrowane. Bez systemu kontroli i sald w celu zapewnienia dokładności wpisu, możliwe byłoby sprawienie, że liczby powiedzą to, co chcesz im powiedzieć. Dlatego jeśli to możliwe, zawsze musisz mieć księgowego lub sekretarza odpowiedzialnych za jeden zestaw wpisów i kogoś innego za drugiego. Pomoże to zachować integralność twojego systemu księgowego i uniknie wszelkich naruszeń etyki.