E-mail Etykieta dla spotkań programu Outlook

Jako właściciel firmy wiesz, jak ważne są spotkania ze współpracownikami, klientami i pracownikami. Spotkania umożliwiają sprzedaż lub aktualizację pracowników w zakresie zasad firmy. Microsoft Outlook ma funkcję zaproszeń na spotkania, która pozwala konfigurować spotkania, wysyłać zaproszenia i zarządzać listą uczestników. Podczas korzystania z programu Outlook do planowania spotkań można pokazać uprzejmości uczestników, aktualizując je o zmianach, anulowaniach i innych szczegółach.

1.

Zaakceptuj lub odrzuć wszystkie wezwania na spotkania programu Outlook w odpowiednim czasie. Dzięki uprzejmości organizator spotkania może utworzyć dokładną listę uczestników. Zaakceptuj lub odrzuć spotkania ze skrzynki odbiorczej, a nie kalendarza.

2.

Wyłącz automatyczną akceptację wezwań na spotkanie, aby uniknąć problemów z przepływem pracy. Aby to zrobić, kliknij "Narzędzia", ​​"Opcje" i "Opcje kalendarza". Kliknij "Planowanie zasobów", a następnie usuń zaznaczenie "Automatycznie akceptuj wezwania na spotkanie i anuluj proces".

3.

Sprawdź nazwiska zaproszonych osób przed wysłaniem wezwania na spotkanie do wszystkich osób na liście dystrybucyjnej (DL). Usuń nazwiska osób, które chcesz wykluczyć ze spotkania. Jeśli tego nie zrobisz, wszyscy na liście otrzymają wezwanie na spotkanie.

4.

Aktualizuj organizator spotkania, wprowadzając zmiany, na przykład dodatkowych uczestników, których chcesz zaprosić po zaplanowaniu spotkania przez organizatora.

5.

Zaktualizuj uczestników, podając ważne informacje, jeśli jesteś organizatorem spotkania. Na przykład, jeśli zmieni się czas spotkania, wprowadź nowy czas w treści wezwania na spotkanie i kliknij "Wyślij aktualizację".

6.

Powiadom uczestników, jeśli chcesz anulować spotkanie. Aby anulować spotkanie, usuń je z kalendarza i wybierz "Wyślij anulowanie i usuń spotkanie".

7.

Pilnuj spotkań i innej korespondencji tak profesjonalnie, jak to możliwe. Nie wysyłaj wiadomości wpisanych trudnymi do odczytania czcionkami lub wielkimi literami i nie używaj sarkazmu. Odbiorcy sarkastycznych komentarzy mogą ich nie znaleźć.

Wskazówka

• Zaakceptuj lub odrzuć wezwanie na spotkanie przed przeniesieniem go ze skrzynki odbiorczej do innego folderu. Jeśli przeniesiesz żądanie przed zaakceptowaniem lub odrzuceniem, spotkanie nie pojawi się w Twoim kalendarzu. Może to spowodować, że przegapisz spotkanie.