Etykieta e-mail dla nieporozumień w świecie biznesu

Email to wygodny kanał komunikacji biurowej, ale jego łatwa dostępność i częste używanie sprawiają, że nieporozumienia są prawie nieuniknione. Nawet najstaranniej przygotowane i dobrze zaprojektowane wiadomości mogą powodować nieporozumienia, ale właściwa etykieta może sprawić, że e-mail z gafą stanie się skuteczną dostawą z trwałymi wrażeniami na widowni.

Potwierdź błędy

Nikt nie jest doskonały, więc nieporozumienia będą nieuchronnie występować w każdym miejscu pracy. Mimo że natura ludzka może sprawić, że poczujesz pokusę, by dotrzymać słowa i bronić swojego stylu komunikacyjnego, etykieta nakazuje, abyś szybko popełnił błąd. Nawet jeśli czujesz się nieswojo, przepraszając za komunikację, która jest dla ciebie przekonana, była bezbłędna, mówiąc, że jest ci przykro, może pomóc w budowaniu mostów z odbiorcami, którzy mogą być obrażeni, znieważeni lub ogólnie niewygodni w wyniku nieporozumienia.

Wyjaśniać

Po przeprosinach za nieporozumienia w wiadomości e-mail skorzystaj z okazji i wyjaśnij swoje zamiary. Twoje podejście do wyjaśnienia, jak każda dobra komunikacja, powinno być dostosowane do twoich odbiorców. W przypadku nieporozumienia, które trafiło na dużą listę dystrybucyjną e-maili, starannie opracowany e-mail uzupełniający, który jest sprawdzany przez zaufanego współpracownika, może pomóc odbiorcom w prawidłowym odbiorze zamierzonej wiadomości. W przypadku mniejszych dystrybucji komunikacja twarzą w twarz może pomóc w uzyskaniu prawidłowego komunikatu. Ponadto natychmiastowe ustne i niewerbalne informacje zwrotne, które otrzymujesz od odbiorców, mogą pomóc Ci ocenić, czy rozumieją.

Zrób to dobrze

W przypadku nieporozumienia z klientami lub klientami, etykieta wymaga podjęcia dodatkowych kroków w celu uzupełnienia błędu komunikacji. Dodatkowe kroki zależą od dotkliwości sytuacji; prosta wiadomość e-mail, która nie jest jasna, może na przykład wymagać formalnych przeprosin i dodatkowych wiadomości e-mail. Jeśli klient lub klient podejmie jakieś działanie lub doświadcza frustracji w wyniku nieporozumienia, pewien rodzaj zniżki lub bezpłatnej usługi może pomóc złagodzić ból klienta. W 2011 r. Pediatra biznesowa Jane Pollak spartaczył wiadomość tekstową, a wynikająca z tego nieporozumienie skłoniło Pollaka do wyjaśnienia czasu i przejechania przez miasto po pedicure, którego nie mogła otrzymać. Aby nadrobić nieporozumienie, pediatra Pollak zaoferował bezpłatny pedicure w późniejszym czasie.

Rozważania

Ponieważ nieporozumienia w wiadomościach e-mail są sporadyczne w miejscu pracy, wielu pracowników, menedżerów, a nawet klientów jest bardziej niż chętnych do przeoczenia okazyjnej gafi. Niezależnie od tego, czy nieporozumienie zdaje się wpływać na odbiorcę, czy nie, etykieta wymaga potwierdzenia błędu, przeprosin i wyjaśnienia jako działań minimalnych. Podjęcie dodatkowych kroków w celu naprawienia błędu może pomóc ci zyskać przychylność odbiorców, więc możesz wykorzystać nieporozumienie jako okazję do zademonstrowania swojej zdolności do skutecznego wyleczenia się z zawstydzającego błędu.