Kwestie etyczne prywatności w Office w komunikacji biznesowej

Firmy muszą zrównoważyć obawy związane z prywatnością pracowników z koniecznością zapobiegania nieetycznym zachowaniom pracowników, które mogłyby zaszkodzić firmie. Komunikacja biznesowa każdego rodzaju - w tym poczta elektroniczna, fora internetowe, rozmowy telefoniczne i komunikacja w formie papierowej - może być nadużywana, a wyniki mogą stanowić poważne ryzyko dla firmy i ofiar nieetycznego zachowania.

Ryzyka

Niewłaściwe korzystanie z technologii biurowej, takiej jak komputer używany do uzyskiwania dostępu do poczty e-mail i Internetu, może stwarzać ryzyko dla firmy, zgodnie z książką "Komunikacja biznesowa", autorstwa AC Krizana i współpracowników. Po pierwsze, wydajność będzie się zmniejszać, jeśli pracownicy rutynowo nadużywają swoich uprawnień do komunikacji, na przykład, używając firmowej poczty e-mail i usług czatu do osobistej komunikacji i innych nieistotnych zadań. Po drugie, jeśli Twoi pracownicy uczestniczą w nieetycznych działaniach, reputacja Twojej firmy może ucierpieć. Co gorsza, niewłaściwe użycie może spowodować problemy prawne. Na przykład, jeśli pracownik korzysta z technologii firmy do wysyłania wiadomości nękania do współpracowników lub klientów, sprzęt firmy może zostać wykorzystany jako dowód, a Twoja firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za nieusunięcie nieetycznego zachowania.

Monitorowanie komunikacji biznesowej

Ze względu na znaczące ryzyko związane z komunikacją biznesową niektórzy pracodawcy monitorują komunikację w firmie, aby mieć kontrolę nad działaniami pracowników i zapobiegać niewłaściwemu użyciu. Ale szpiegowanie komunikacji z pracownikami może mieć negatywny wpływ na morale w miejscu pracy, jednak uzasadnione może być monitorowanie. Na przykład, jeśli rutynowo monitorujesz wiadomości e-mail pracowników, pracownicy będą czuć, że im nie ufasz. Mogą również sądzić, że naruszasz ich prywatność, nawet jeśli masz wyraźne prawo do monitorowania użytkowania sprzętu i zasobów firmy.

Polityka etyczna

Jednym z rozwiązań tego problemu jest opracowanie polityki, która szczegółowo określa wytyczne dotyczące etycznej komunikacji biznesowej i polityki prywatności w zakresie monitorowania komunikacji. Na przykład wyjaśnij swoje oczekiwania dotyczące etycznej komunikacji biznesowej, w tym, które zachowania są niedopuszczalne. Wyjaśnij również, kiedy i jak będziesz monitorować komunikację pracowników, aby zapewnić zgodność. Na koniec opisz konsekwencje nieetycznego postępowania. Jasna polityka pozwala pracownikom wiedzieć, gdzie stoisz i pozwala im decydować, czy będą tolerować monitorowanie lub szukać pracy gdzie indziej.

Granice prawne

Jeśli nie masz pewności, jakie prawne granice musisz przestrzegać, skonsultuj się z prawnikiem, który ma doświadczenie w Twojej branży. Ogólnie rzecz biorąc, sądy utrzymały w mocy prawa pracodawców do monitorowania komunikacji, która opiera się na technologii należącej do firmy, zgodnie z książką "Koncepcje komputerowe" autorstwa June Jamrich Parsons i Dana Oja. Podstawowym rozumowaniem prawnym jest to, że prawa i interesy spółki przeważają nad prawem pracownika do prywatności, gdy pracownik korzysta z urządzeń będących własnością firmy, według autorów.