Przykłady ciągłości w planach operacyjnych

Kiedy jesteś właścicielem firmy, nie wystarczy po prostu dobrze zarządzać firmą i budować bazę klientów. Musisz także zaplanować możliwość zakłócenia działalności z powodu nieprzewidzianego zdarzenia, takiego jak klęska żywiołowa. Wiele firm popełnia błąd polegający na braku opracowania planu ciągłości działania (COOP). Dla przygotowanego właściciela firmy COOP może być najlepszą najlepszą inwestycją w Twojej przyszłości.

Ciągłość operacji

Wszystkie firmy mają wymagania, które są kluczowe dla ich funkcji. Być może zlecono drukarkę do tworzenia biletów lub specjalistycznego sprzętu, bez którego nie można prowadzić działalności. Jeśli stracisz swój sprzęt lub dostawcę podczas katastrofy, w jaki sposób je zastąpisz? Jeśli twój dostawca jest poza miastem, jego numer telefonu jest zapisany tylko w pracy? Czy możesz operować, jeśli rekordy klientów zostaną utracone podczas powodzi lub jeśli są przechowywane tylko na ostatnio obsłużonym dysku twardym komputera? COOP zmusza do analitycznego myślenia o twoim biznesie, identyfikowania jego krytycznych zasobów, personelu i słabości, a następnie konstruowania wypadków i umieszczania ich w planie.

Analiza wpływu na biznes

Pierwszym zadaniem przy opracowywaniu COOP jest przeprowadzenie analizy wpływu na biznes (BIA). BIA redukuje Twój biznes do podstawowych funkcji i pomaga zidentyfikować najbardziej podstawową strukturę, którą będziesz potrzebował do dalszej pracy. Patrzysz na swoją funkcję biznesową według funkcji, aby określić, które funkcje są najbardziej krytyczne i musisz kontynuować działalność, aby przetrwać katastrofę. Uwzględnić wpływ finansowy i operacyjny; przetwarzanie zamówień i dystrybucji, na przykład. Zidentyfikuj personel, zasoby, sprzęt i systemy potrzebne do przetrwania jedynie z niezbędnymi usługami i ustal, kiedy nieobecne usługi będą miały na ciebie negatywny wpływ.

Ryzyka

Określ potencjalne ryzyko dla swojej organizacji, aby określić najlepszy plan awaryjny dla zagrożonych aktywów. Jeśli stwierdzisz, że minimalna liczba potrzebnego personelu biurowego to 50, znajdź alternatywną lokalizację, która pasuje do 50 pracowników i upewnij się, że będzie dostępna. Jeśli masz specjalistyczny sprzęt na otwartym podwórku, który jest podatny na tornada, określ minimalną liczbę maszyn, które musisz mieć, aby uniknąć zakłóceń, i znajdź alternatywną lokalizację do przechowywania tego sprzętu podczas sezonu tornado. Nie myśl, że rezygnujesz z gry w najgorszym przypadku. Ale nie planuj huraganów, jeśli twoja okolica ma tylko zamieci śnieżne.

Elastyczność

Kiedy dokładnie przyjrzysz się swojej firmie, zidentyfikujesz łatwe do naprawienia usterki, które poprawią szanse na powrót do zdrowia. Na przykład, jeśli masz krytyczną funkcję, którą może wykonywać tylko jedna osoba, przećwicz kogoś innego, jeśli doświadczona osoba nie jest dostępna podczas katastrofy. Jeśli wykonasz wszystkie swoje krytyczne zadania w jednym miejscu, rozważ zdecentralizowanie, aby wszystkie krytyczne funkcje nie były tak skoncentrowane. Pamiętaj, aby każdej nocy tworzyć kopie zapasowe ważnych danych, upewniając się, że elementy, które zostały zidentyfikowane jako krytyczne, zostały umieszczone i przenieść kopię do oddzielnej lokalizacji.