Jak podwójnie sprawdzić metody pracy

Metody pracy to procesy, w których przedsiębiorstwa wykonują zadania. Jednak takie metody nie zawsze są optymalne: mogą być nieskuteczne, niejasne, brakujące lub przestarzałe. Podwójne sprawdzenie metod pracy umożliwia organizacji usprawnienie lub zmianę takich procesów. Jednak ten rodzaj kontroli wymaga współpracy wielu stron, od kierownictwa do podwładnych. W niektórych przypadkach możesz napotkać opór podczas modyfikowania metod pracy.

1.

Przejrzyj wszystkie zasady i procedury związane z metodą pracy. Zbierz podręczniki szkoleniowe, notatki dotyczące obowiązków służbowych i opisów stanowisk pracy. Sprawdź, czy możesz wykonać zadanie, biorąc pod uwagę dostępne materiały. Jeśli zadanie nie może zostać wykonane z dostarczonymi informacjami, należy zmodyfikować materiał, aby uwzględnić dodatkowe kroki, które nie zostały określone w dokumentach. Poinformuj pracowników o tym, jak wykonać zadanie w przypadku braku informacji.

2.

Zweryfikuj procedury z zespołem zarządzającym odpowiedzialnym za realizację przedstawionych zadań. Zadzwoń na spotkanie i przejrzyj każdy z wymienionych już kroków, a także wszelkie zasady dodane dla jasności. Wymień wszystkich pracowników zaangażowanych w wykonywanie każdej funkcji zadania. Zaplanuj czas na obserwację swojej pracy, aby zapoznać się z metodami pracy. Zapytaj zespół zarządzający o dane dotyczące ukrytych oczekiwań pracowników niewymienionych w polityce: Takie oczekiwania mogą pojawić się wcześniej, aby oczyścić sprzęt lub wyrzucić materiały po zakończeniu procesu.

3.

Obserwuj pracowników wykonujących powiązane zadanie. Zapisz wszystkie kroki niewymienione w dokumentacji metody pracy. Zgłaszaj także wszelkie odchylenia, skróty lub inne rozbieżności. Zapytaj pracownika, gdzie nauczyła się lub wymyślił kroki nie wymienione w przedstawionych metodach pracy. Należy udokumentować, czy takie odchylenia poprawiają lub pogarszają jakość pracy.

4.

Przekaż różnice w metodach pracy zespołowi zarządzającemu. Koordynuj zmiany metody pracy z przełożonym i podwładnymi. Carlos Moore, autor książki "Small Business Management", komentuje, ile organizacji tworzy "kręgi jakości" lub grupy pracowników, którzy spotykają się regularnie, aby omówić problemy z jakością i sugestie dotyczące poprawy. Uzyskaj informacje zwrotne od obu stron na temat różnic w podwójnie sprawdzonych metodach pracy. W razie potrzeby należy uzyskać dodatkowe dane wejściowe ze źródeł zewnętrznych, takich jak publikacje branżowe, konsultanci i inni specjaliści, dotyczące najlepszych sposobów wykonywania opisanych metod.

5.

Wykonaj zadanie ponownie, korzystając ze zmienionych metod pracy. Jeśli zadanie nie zostanie wykonane z większą wydajnością i ulepszeniem niż poprzednia metoda, należy ponownie sprawdzić metody i naprawić każdy z problemów.

6.

Przepisz metody pracy na podstawie danych wejściowych od obu stron. Wysyłaj notatki do wszystkich pracowników przenoszących zmiany.

Wskazówka

• Rozważ podwójną weryfikację metod pracy w ramach zespołu. Zbierz dodatkowych auditorów z umiejętnościami w każdym z rozpatrywanych zadań. Matt Seaver, autor książki "Gower Handbook of Quality Management", wyjaśnia, że ​​zespół audytorów o różnych funkcjach zapewnia bardziej dopracowaną ocenę dostępnych metod.