Federal Grant Accounting Procedures

Po otrzymaniu federalnego dofinansowania od dowolnej agencji można spodziewać się wypełnienia wielu dokumentów, prowadzenia dokładnych zapisów w trakcie trwania cyklu dotacji oraz dokumentowania wszystkich programów i procedur, których przestrzegano podczas korzystania z dotacji. Nieprzestrzeganie wytycznych federalnych może doprowadzić do zmniejszenia kwoty dotacji, utraty kolejnych funduszy dotacji lub kosztów przypisanych do własnej organizacji.

Utrzymanie stałych procedur księgowych

Beneficjenci dotacji muszą opracować i utrzymać przewidywalne, wykonalne procedury księgowe, które wyraźnie oddzielają finansowanie z dotacji od wydatków z innych źródeł finansowania. Federalne dotacje wymagają od odbiorców przestrzegania ogólnie akceptowanych procedur księgowych lub GAAP. Stwórz solidne procedury księgowe, które będą uwzględniały wszystkie Twoje wydatki, zanim jeszcze zaakceptujesz grant federalny.

Dokumentuj każdy krok swoich wydatków

Prowadź dokumentację wszystkich swoich wydatków dla celów rachunkowości federalnej. Karty czasu muszą być podpisane i zatwierdzone przez kierownictwo, jeśli są rozliczane na konto grantowe. Dowód kwalifikowalności beneficjentów dotacji musi być udokumentowany i zapisany. Twoje pisemne zasady rachunkowości muszą być dostępne dla audytorów federalnych w dowolnym momencie. Przechowuj oryginalne faktury, formularze zatwierdzania wydatków, sprawdzaj autoryzacje i otrzymuj podpisy.

Wbuduj zabezpieczenia przed awariami

Procedury awaryjne mogą pomóc ci uniknąć kłopotów z federalnymi agencjami finansującymi. Twórz wewnętrzne mechanizmy kontrolne, które wymagają od Twojej organizacji prowadzenia oddzielnych plików dla wszystkich programów dotacyjnych, przechowuj kopie wszystkich dokumentów dotacyjnych w pliku, aby mieć łatwy dostęp i konfiguruj recenzje, aby upewnić się, że wydatki nie przekraczają środków na dotacje w jednym obszarze. Wymagaj wyjaśnienia wszystkich wydatków, a także podpisów nadzorczych. Opracuj kontrole, aby śledzić i rozliczać wydatki gotówkowe, i wyznaczyć jedną osobę, która będzie decydować o wszystkich wydatkach.

Opracuj i śledź budżet

Będziesz mógł trzymać się parametrów dotacji, jeśli opracujesz i zastosujesz ścisły budżet i regularnie kontrolujesz różne konta. Porównaj swoje rzeczywiste wydatki z budżetem co miesiąc i natychmiast wprowadź poprawki, które mają wpływ na całkowity budżet. Ustal harmonogram przeglądów budżetu i trzymaj się go, aby móc odpowiadać na pytania kontrolne ze zaktualizowanymi informacjami w dowolnym momencie. Ubiegając się o grant, musisz pokazać agencji finansującej, że masz działający budżet operacyjny i przejrzysty plan dla funduszy dotacyjnych. Federalne procedury rozliczania dotacji wymagają trzymania się tych wartości, gdy otrzymujesz pieniądze z dotacji.