Jak pisać poufne raporty do pracowników

Ostrzeżenie

• Oczekiwanie poufności, niezależnie od tego, czy wymaga tego prawo, czy polityka twojej organizacji, niesie ze sobą obowiązki zawodowe i prawne. Niedotrzymanie poufności może prowadzić do procesów sądowych, szkodzić karierze i wpływać na organizację.

Komunikacja wewnętrzna jest cechą każdej organizacji, zarówno dużej, jak i małej firmy, kościoła czy organizacji non-profit lub urzędu państwowego. Chociaż komunikacja odbywa się werbalnie na spotkaniach twarzą w twarz, przez telefon lub wideoczat, pisemne komunikaty odgrywają ważną rolę w każdej organizacji. Dokumenty dają możliwość komunikowania się z uwagą, dobitnie i wyraźnie. Ponadto zapewniają stały zapis pomysłów i informacji przekazywanych, żądanych zadań oraz oczekiwań kadry zarządzającej lub pracowników. Dokumenty pisane mogą być przeznaczone do szerokiej, otwartej dystrybucji. Czasami jednak konieczne może być wysłanie poufnego raportu, który oznacza dokument "tylko dla oczu", który może być widziany tylko przez jednego pracownika lub niewielką, wybraną grupę adresatów. Twoja organizacja może wymagać użycia poufnego szablonu raportu, ale nawet jeśli nie, ważne jest przestrzeganie protokołu podczas wysyłania poufnych raportów.

Poznaj Lingo

Organizacje zazwyczaj mają własną terminologię do poufnych raportów. Na przykład rząd federalny używa terminów takich jak "Ściśle tajne", "Poufne informacje biznesowe", "Tajemnica handlowa" lub "Wewnętrzna i deliberatywna" w celu rozróżnienia różnych typów informacji przeznaczonych do bardzo ograniczonej dystrybucji. Terminy oznaczają różne rzeczy i wymagają różnych poziomów bezpieczeństwa dokumentów. Osoby wysyłające takie dokumenty, a także te, które je otrzymują, muszą znać wymagania związane z każdym poziomem poufności.

Duże firmy również wydają się robić podobne rozróżnienia i mogą mieć własne wymagania podobne do rządowych. Mniejsze firmy na ogół stosują mniej formalne podejście, ale nadal oczekują zachowania poufności. Jeśli piszesz raport, który ma być poufny, upewnij się, że znasz terminologię organizacji.

Znać protokół

Poufne transmisje mogą wymagać specjalnej obsługi. Być może dostarczanie wiadomości e-mail jest zabronione, a dokumenty poufne muszą być dostarczone osobiście. Może być wymagany specjalny folder lub koperta lub pogrubiony znaczek "Oczy tylko". Niektóre organizacje zezwalają jedynie na wpisywanie poufnych dokumentów lub ich kserowanie na wybranych maszynach specjalnie przeznaczonych do tego celu. Osoby upoważnione do takich komunikatów mogą być jedynymi osobami, które mogą tworzyć poufne dokumenty, być może po specjalistycznym szkoleniu i certyfikacji. Podobnie odbiorcy informacji poufnych mogą również wymagać posiadania takiej certyfikacji od organizacji.

Obowiązkiem osoby tworzącej dokument poufny jest zapoznanie się z wymaganiami wewnętrznymi i przestrzeganie ich w piśmie. Od odbiorcy lub odbiorców dokumentu oczekuje się również znajomości protokołu firmowego, dzięki czemu wszystkie strony w pętli będą mogły zachować poufność.

Zrozum swój cel

Powinieneś uczynić swoją komunikację poufną tylko wtedy, gdy taki krok jest wyraźnie wymagany lub jest uważany za konieczny do ochrony niezwykle wrażliwych informacji. Na przykład od kierownika można oczekiwać wysłania pracownikowi pisemnego raportu z osiągniętych wyników każdego roku i użycia rocznego formatu raportu poufnego do tworzenia i przesyłania raportu. W tym przypadku potrzeba zachowania poufności jest oczywista.

Z drugiej strony, może e-mail ad hoc do pracownika zawiera wrażliwe i strategiczne informacje, które nie powinny być szeroko rozpowszechniane. W takim przypadku nadawca e-maila może chcieć powołać się na poufność, aby chronić treść wiadomości e-mail. W każdym przypadku rozpoznanie potrzeby zachowania poufności jest pierwszym krokiem do właściwej komunikacji.