Najlepsze sposoby śledzenia zużycia paliwa w małej firmie

Dokumenty z wydatków na pokrycie kosztów mogą łatwo wymknąć się spod kontroli nawet przy niewielkim personelu. W przypadku raportów dotyczących przebiegu, tak jak w przypadku wszelkich wydatków, należy zachować staranne zapisy. Posiadanie odpowiedniego systemu może pomóc w utrzymaniu płynnego działania i zaoszczędzeniu wielu kłopotów.

Pióro i papier

Zapewnij pracownikom zapisy przebiegu na papierze piórem i papierem i zachęć ich do korzystania z dziennika za każdym razem, gdy wsiadają do samochodu. Wpisy powinny zawierać datę podróży, odczyty licznika przebiegu, cel i cel. Możesz również uwzględnić przestrzeń dla informacji specyficznych dla działu lub kodów kosztów.

Zbieranie dzienników

Wybierz dzień lub godzinę, aby zebrać logi przebiegu i konsekwentnie je zbierać. Prawdopodobnie będziesz ich potrzebować na kilka dni przed dniem wypłaty, aby można było uwzględnić zwroty zamiast ich opóźniać. Mimo to pozwól, aby dzień upłynął na dodatkowych raportach. Czasami ludzie chorują lub pracują i zapominają. Wysyłanie e-maila z przypomnieniem za każdym razem, gdy dzienniki są należne, może pomóc uniknąć problemów.

Digital Records

Zachowaj cyfrowe zapisy przebiegu, jeśli to możliwe, aby uratować sobie problem ze zbieraniem dzienników papierowych. Możesz mieć program księgowy lub księgowy, który może obsłużyć dziennik przebiegu. Jeśli nie, arkusz kalkulacyjny, do którego wszyscy mają dostęp, powinien działać w ten sam sposób. Możesz po prostu uwzględnić całkowity przebieg na pracownika dla każdego tygodnia, aby wszystko było proste. Użyj go do śledzenia całkowitych wydatków i zobaczenia, jak zmienia się on w czasie, co może wpływać na budżetowanie.

Lump Sum

Po zarejestrowaniu informacji, aby pracownicy otrzymali zwrot kosztów, umieść plik w folderze, aby zsumować raporty przebiegu. Możesz także utworzyć sekcję w poszczególnych folderach pracowników dla raportów wydatków. Zachowaj je w odwrotnej kolejności chronologicznej, aby najnowsze informacje znajdowały się na górze.