Pięć kroków procesu licytowania

Wiele małych firm stara się rozszerzyć swój rynek, składając oferty na większe lub bardziej długoterminowe projekty. Kontrakty mogą obejmować rządowe wnioski o składanie wniosków (RFP) lub firmy, które chcą być głównym dostawcą określonego produktu lub usługi w ramach dużej konglomeratu. Podczas licytowania umowy wykonaj pięć podstawowych kroków, aby zwiększyć swoje szanse na przyznanie kontraktu.

Badania i planowanie

Ten krok wymaga czasu, aby ustalić kwalifikacje Twojej firmy, aby sprostać potrzebom projektu. Ważne jest, aby wiedzieć, że Twoja firma ma doświadczenie i zasoby, aby zaspokoić potrzeby dużego kontraktu. Na etapie badań i planowania spójrz na swój biznesplan jako źródło informacji. Użyj informacji o żądaniu oferty, a następnie wyciągnij odpowiednie dane z własnego biznesplanu i udoskonal je dla projektu. Wykonaj dalsze badania firmy, zgłaszając prośbę o udzielenie zamówienia, aby zrozumieć misję i wizję firmy. Wykorzystasz wszystkie te informacje do struktury oferty w sposób dostosowany do potrzeb żądania.

Przygotowanie oferty

Aby utworzyć stawkę, musisz dostosować swój plan biznesowy, aby podkreślić, w jaki sposób Twoja firma może spełnić prośbę o stawkę. Rozważ koszty materiałów, ramy czasowe i siłę roboczą potrzebną do wypełnienia oferty. Pamiętaj, że oferta nie zawsze jest oferowana w najniższej cenie, ale zamiast tego jest oferowana firmie najlepiej odpowiadającej potrzebom oferty. Sprawdź koszty, upewnij się, że są dokładne i uzasadnij koszty w oparciu o potrzeby projektu. Wyjaśnij, czy oferujesz zniżki lub usługi premium i dlaczego jest to korzystne dla projektu.

Złóż ofertę

Większość agencji rządowych ubiegających się o RFP lub Zapytanie ofertowe (RFQ) korzysta z portali internetowych do składania ofert. Upewnij się, że dowiadujesz się, jak działają portale i czy przesyłka trafia we właściwe miejsce z poprawną dokumentacją załączoną w jednym połączonym pliku PDF. Lokalna Small Business Administration (SBA) to dobry zasób ułatwiający nawigację po systemach rządowych. Jeśli oferta dotyczy organizacji z sektora prywatnego, dowiedz się, jaka jest najlepsza metoda dostarczania stawek. Podczas gdy formaty cyfrowe są powszechnie akceptowane, ponieważ są łatwo dystrybuowane wśród interesariuszy, niektóre organizacje mogą chcieć drukowanych ofert. Postępuj zgodnie z ich zasadami, aby ustalić swój profesjonalizm.

Platforma prezentacji

Jeśli wykonałeś całą pracę poprzez właściwą wycenę i złożenie oferty, możesz mieć możliwość spotkania się z zespołem decydującym o rozpatrzeniu oferty. W dzisiejszym świecie cyfrowym oczekujcie osobiście lub przez spotkania online. Przygotuj się, by odpowiedzieć na pytania dotyczące oferty, podaj dodatkowe szczegóły dotyczące cen lub terminów. Często jest to etap, na którym możesz zostać zapytany, czy jest to Twoja "najlepsza i ostatnia" stawka. Podejmij decyzję, jeśli istnieje miejsce na korekty i poinformuj grupę, że możesz przedstawić zmienioną ofertę, jeśli to konieczne. Koniecznie wyszczególnij zmiany za niższą cenę, niezależnie od tego, czy chodzi o jakość materiałów, doświadczenie pracy czy inny czynnik wpływający na produkt końcowy.

Uzyskanie nagrody kontraktowej

Pamiętaj, aby dowiedzieć się, kiedy zostanie udzielona umowa. Chociaż te ramy czasowe mogą ulec zmianie, będziesz chciał ustawić swoje kalendarze i zapewnić sobie wystarczającą ilość czasu na przygotowanie się do realizacji zamówienia. Instytucje przyznające nie będą oczekiwać, że projekt rozpocznie się natychmiast po przyznaniu nagrody, ale trzeba będzie rozpocząć dialog dotyczący ustalania dat rozpoczęcia. Pozostań w kontakcie z szefem agencji, zanotuj wszelkie prośby o zmiany w zakresie i przekaż im poprawki. Bądź profesjonalny i dostarczaj termin na czas, aby zwiększyć swoje szanse na przyszłe licytowanie.