Procedury Inwentaryzacji o Fixed-Asset

Środki trwałe to przedmioty używane przez przedsiębiorstwa w celu uzyskiwania dochodów i często mają znaczną wartość. Środki trwałe różnią się od innych wydatków biznesowych, takich jak papier czy tusz, ponieważ przedmioty są używane przez dłuższy czas, a nie od razu zużyte. Na przykład przedsiębiorstwa wykorzystują pojazdy, sprzęt komputerowy i inne maszyny do wykonywania bieżących zadań dla organizacji. Te elementy są kamieniem węgielnym organizacji; w związku z tym aktywa są śledzone, aby zapobiec kradzieży i zwrócić uwagę na ważne czynniki, takie jak cena zakupu.

Określ ograniczenia dolara

Organizacje obejmują pozycje na listach zapasów środków trwałych, które są cenne dla jednostki. Na przykład, restauracje obejmują piece i lodówki na listach zapasów środków trwałych, ale nie obejmują różnych wydatków biurowych. Właściciele arbitralnie definiują ograniczenia dolara dla pozycji do włączenia lub wyłączenia z zapasów środków trwałych. Chociaż ograniczenia różnią się w zależności od podmiotu, właściciel może wymagać, aby nabycie sprzętu o wartości przekraczającej 1000 USD zostało włączone do spisu środków trwałych. Zakupy w ramach tej kwoty są uważane za zbyt mało znaczące, aby śledzić je na bieżąco.

Skapitalizować

Gdy pozycja jest uwzględniona w ekwipunku środka trwałego, pozycja jest zamieniana na wielką. Innymi słowy, pozycja ujmowana jest jako składnik aktywów w bilansie jednostki. Uniwersytet Kalifornijski wymaga, aby przedmioty przeznaczone do kapitalizacji zostały nabyte w celu wykorzystania przez jednostkę, a nie przeznaczone do inwestowania lub odsprzedaży. Ponadto przedmiot musi być przeznaczony do wykorzystania przez jednostkę na okres dłuższy niż jeden rok. Przeglądając listę środków trwałych, kierownictwo musi upewnić się, że pozycje skapitalizowane w bilansie jednostki znajdują się na liście zapasów.

Dokument

Kofax Software Co. zauważa, że ​​dokumentacja taka jak faktury, zamówienia zakupu i kontrakty są potrzebne jako wsparcie dla funkcji księgowych związanych z aktywami trwałymi. Listy inwentaryzacyjne zasobów stałych często zawierają unikatowy identyfikator, taki jak numer seryjny, cena zakupu przedmiotu, rok zakupu i oczekiwany czas życia produktu. Kierownictwo musi upewnić się, że zebrała odpowiednią dokumentację, ponieważ kopia zapasowa służy jako dowód wartości pozycji zapisanej w bilansie i jest potrzebna, jeżeli podmiot podlega audytowi sprawozdania finansowego.

Utrzymać

Utrzymanie dokładnej inwentaryzacji środków trwałych wymaga od kierownictwa śledzenia nabytków, dyspozycji, uszkodzonych i przestarzałych przedmiotów. Wiele podmiotów prosi o pomoc oprogramowanie do śledzenia środków trwałych, aby pomóc w utrzymaniu list magazynowych. Oprogramowanie zapewnia możliwość elektronicznego śledzenia zasobów za pomocą znaczników zasobów za pomocą kodów kreskowych, które umożliwiają kierownictwu łatwe lokalizowanie przedmiotów. Mniejsze podmioty dysponujące niewielką ilością środków trwałych mogą nie muszą inwestować w oprogramowanie; jednak utrzymanie dokładnej listy zapasów może zapobiec nadpłatom ubezpieczeniowym i obniżyć podatki od nieruchomości.