Przyjazne otwarcie listu biznesowego

Kiedy większość ludzi usiłuje napisać list biznesowy, ich pierwszą skłonnością jest formalne formułowanie - czasami zbyt formalnie. Chociaż list firmowy powinien być profesjonalny i uprzejmy, nie musi być tak sztywny, że czytanie go jest niezręczne lub, co gorsza, staje się niegrzeczne i samo-ważne. Przyjazne otwarcie listu biznesowego może pomóc ci uniknąć tego poprzez dodanie osobowości do twojej komunikacji. Często jest to również sposób na pokazanie adresatowi listu, że dbasz o nią, a nie tylko na potrzebę komunikowania się w liście.

Przyjazne pozdrowienie

To, co większość ludzi nazywa "przyjaznym otwarciem", jest zwykle pierwszą linią tekstu po pozdrowieniu. Jednak samo powitanie może pomóc ci ustawić twój list na przyjazny początek. Powinieneś zawsze zwracać się do odbiorcy w sposób, jaki byś zrobił, gdybyś go zobaczył: imię, jeśli znasz znane terminy, tytuł i nazwisko, jeśli nie jesteś lub jeśli go nie znasz. Jednak dopuszczalne jest użycie " Witaj " zamiast bardziej formalnego powitania, jeśli znasz dobrze osobę lub jeśli treść listu nie sprawi, że to powitanie będzie niezręczne.

Na przykład "Hello Michelle" jest odpowiednie w liście do wprowadzenia. Nie byłoby to w liście odrzucającym.

Personalizuj, gdy jest to odpowiednie

W większości przypadków powinieneś ograniczyć przyjazne otwarcie do jednego zdania po powitaniu. Następnie przejdź od razu do rzeczy, pisząc coś w rodzaju: " Piszę, aby zapytać o ... " Jeśli jednak znasz osobę, do której dobrze piszesz i chcesz poświęcić kilka linijek na osobiste wydarzenia z jej życia, możesz to zrobić. Na przykład możesz napisać: " Byłem bardzo podekscytowany, gdy usłyszałem o twojej promocji dla menedżera. Myślę, że jesteś idealny do tej pracy." Innym przykładem jest: " Mam nadzieję, że twoja podróż do Hiszpanii była wszystkim, o czym myślałeś, że będzie." Chciałbym wkrótce zobaczyć zdjęcia. "

Zacznij od podziękowania

Istnieje wiele różnych sposobów na rozpoczęcie listu w przyjazny sposób. Jeśli znasz osobę, do której piszesz, postaraj się pomyśleć o czymś, o czym wspomniał podczas twoich poprzednich rozmów i wykorzystaj to jako otwarcie; to pokazuje mu, że dbasz i zwracasz uwagę na szczegóły. Jeśli nie znasz tej osoby dobrze lub wcale, możesz zacząć od podziękowania. Możesz na przykład napisać: " Dziękuję za umożliwienie mi przesłania raportu do sprawdzenia ".

Rzeczy, których należy unikać

Nie wylewaj ani nie bądź zbyt grzeczny. Używanie słów takich jak "proszę" i "dziękuję" jest w porządku, ale powinieneś je ograniczyć, aby odbiorca nie sądził, że brakuje ci pewności siebie, więc twój list brzmi profesjonalnie, a nie żebrać.

Nie używaj swojego pierwszego zdania, aby mówić o osobistym wydarzeniu, o którym nie powinieneś wiedzieć lub które jest w jakikolwiek sposób wrażliwe. Duże wiadomości z biura - takie jak promocja, małżeństwo czy nowe dziecko - są w porządku, ale nie pytaj swojego szefa, jak jej weekendowy wypad do Maine był, chyba że porozmawia z tobą o wyjeździe. Nie dodawaj szczegółów na temat siebie i swojego życia, chyba że dobrze znasz osobę lub ona poprosiła w poprzednim liście.