Podstawy księgi głównej

Proces księgowania ma ponad 500 lat. Współczesna rachunkowość niewiele różni się od tej rozpoczętej przez Luca Bartolomeo de Pacioli, matematyka i ojca nowoczesnej rachunkowości, w 1400 roku. Największa zmiana dotyczyła używanych narzędzi: komputerów zamiast piór i papieru. Księga główna jest głównym elementem systemu rachunkowości. Przechowuje centralne książki systemu i rejestruje każdą transakcję.

Definicja

Księga główna jest stałym podsumowaniem rachunków, które zawiera wszystkie informacje finansowe dotyczące Twojej firmy w czasopismach, w tym sprzedaż, wpływy gotówkowe i wypłaty gotówki. Księgi główne składają się z czterech części: planu kont, transakcji finansowych, sald kont i okresów rozliczeniowych. Ogólnie rzecz biorąc, księgowi odnoszą się do kont z planu kont jako konta księgi głównej.

Konta

Twoje konta składają się z trzech podstawowych kategorii: aktywów (posiadanych przez Ciebie), zobowiązań (należności) i kapitału (kapitał własny, przychody i koszty). Każde konto ma swój własny dziennik, w którym rejestrujesz obciążenia i kredyty na to konto według daty. Każda transakcja jest następnie dodawana do salda początkowego lub odejmowana od niego, podobnie jak wyciąg z rachunku bankowego. Pod koniec każdego okresu rozliczeniowego saldo końcowe dla tego konta jest przekazywane do księgi głównej. Oczywiście, współczesne oprogramowanie księgowe zwykle robi to za Ciebie, więc kiedy konto "zaksięgowano" w księdze głównej na okres rozliczeniowy, rozpoczyna się nowy okres rozliczeniowy z wykorzystaniem salda końcowego jako saldo początkowe nowego okresu.

Formuły

Dwie podstawowe formuły regulują rachunkowość księgi głównej. Pierwsza, Formuła 1, stwierdza, że ​​aktywa (posiadane w określonym dniu) minus zobowiązania (to, co jesteś winien w konkretnym dniu) są równe kapitałowi (wartość Twojej firmy w określonym dniu). Druga, Formuła 2, zapewnia, że ​​dochód (pieniądze, które wpłacasz w określonym czasie) pomniejszony o wydatki (pieniądze, które wypłacasz w danym okresie) równa się zyskowi (zmiany wartości Twojej firmy w danym okresie).

Raporty

Księga główna zawiera dwa główne raporty: bilans i rachunek zysków i strat. Bilans podsumowuje wartość Twojej firmy w konkretnym momencie za pomocą Formula 1. Zestawienie dochodów podsumowuje, jak dobrze lub źle zrobił Twój biznes w danym okresie, i używa Formuły 2. Większość firm drukuje dwa raporty na koniec każdego miesiąca, kwartał i rok obrotowy.

Widok eksperta

Twoja księga główna wymaga stałego utrzymania, aby była usprawniona. Certified Public Accountants (CPA) zazwyczaj sugerują następujące porady w celu zmniejszenia ilości wymaganych prac audytorskich. Wyeliminuj konta o małym saldzie, przekształcając je w większe. Wszystkie firmy sugerują, że "regularnie śledzi się liczbę kont księgi głównej, łącząc podobne konta." Miej jedną osobę odpowiedzialną za wpisy do dziennika; w ten sposób płyną podobnie i są śledzone przez jedną osobę.