Dobre sposoby szyfrowania dokumentów biznesowych

Każdy, kto ma dostęp do poczty e-mail lub komputera, może uzyskać dostęp do dokumentów biznesowych. Jeśli zapiszesz lub wyślesz poufne informacje, możesz narazić firmę lub siebie. Szyfrowanie pozwala chronić dokumenty przed wzrokiem ciekawskich. Istnieją dwa rodzaje szyfrowania i kilka programów, które go oferują.

Jak działa szyfrowanie

Podczas szyfrowania dokumentu wprowadzasz klucz numeryczny. Oprogramowanie do szyfrowania wykorzystuje algorytm lub formułę matematyczną do konwersji tekstu na tekst zaszyfrowany, co powoduje pomieszanie słów dla nieautoryzowanych przeglądających. Każdy, kto chce wyświetlić dokument, musi znać klucz numeryczny lub mieć wbudowany certyfikat do przeglądarki dokumentów lub wiadomości e-mail zawierającej ten klucz.

Rodzaje szyfrowania

Szyfrowanie symetryczne przesuwa dokument za pomocą oprogramowania szyfrującego, które generuje klucz. Symetryczny program szyfrujący następnie przesyła dokumenty i klucz osobno do przeglądarki. Przeglądarka będzie potrzebować tego samego symetrycznego programu szyfrującego, aby wyświetlić dokument. Szyfrowanie asymetryczne ma dwa klucze: publiczny i prywatny. Oprogramowanie wykorzystuje klucz publiczny do kodowania dokumentu i klucza prywatnego w celu odkodowania dokumentu. Chociaż oba rodzaje szyfrowania zapewniają podstawową ochronę, szyfrowanie asymetryczne jest trudniejsze do złamania i bezpieczniejsze w przypadku dokumentów wrażliwych.

Wbudowane szyfrowanie

Wielu klientów poczty e-mail oferuje wbudowane szyfrowanie wiadomości e-mail. To oprogramowanie do szyfrowania zapewni klucz do wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail lub dokumentów dołączanych do wiadomości e-mail. Wiele popularnych programów do edycji tekstu oferuje również wbudowane szyfrowanie. Zazwyczaj należy dodać szyfrowanie oddzielnie do każdego dokumentu, który ma być chroniony. Zasadniczo wbudowane programy używają szyfrowania symetrycznego.

Opcjonalne szyfrowanie

Aby zapewnić dodatkową ochronę, możesz użyć oddzielnego oprogramowania szyfrującego do ochrony dokumentów. Na przykład system Windows oferuje system szyfrowania plików. Ten system umożliwia szyfrowanie dokumentów i zapisywanie ich na dysku twardym. Firma Symantec oferuje oprogramowanie szyfrujące, którego firmy mogą używać do ochrony urządzeń przenośnych i laptopów. To oprogramowanie instaluje szyfrowanie dla wszystkich typów dokumentów.