Jak wyświetlić globalną listę adresów w folderze kontaktów programu Outlook

Jeśli Twoja firma obsługuje system poczty e-mail przy użyciu Microsoft Exchange, możesz korzystać z centralnie zarządzanej książki adresowej o nazwie Globalna lista adresów lub GAL. Utrzymywany przez dział IT i przechowywany na serwerze Exchange, GAL zwykle zawiera nazwy, adresy i informacje e-mail dla wszystkich w organizacji z firmowym adresem e-mail. Jeśli Twoja firma przechodzi z Exchange do innego systemu pocztowego lub jeśli chcesz szybciej reagować na wiadomości e-mail, możesz także dodać elementy z GAL do lokalnego folderu kontaktów w Outlooku.

1.

Uruchom program Outlook i kliknij "Nowy", aby otworzyć nowe okno wiadomości e-mail.

2.

Kliknij przycisk "Książka adresowa", a następnie wybierz "Globalna książka adresowa" z rozwijanego menu "Książka adresowa".

3.

Zaznacz wszystkie wpisy, które chcesz wyeksportować do lokalnego folderu kontaktów. Aby wyeksportować cały GAL, naciśnij "Ctrl-A", aby wybrać wszystko, w tym wszystkie grupy dystrybucyjne. Aby wybrać zakres, kliknij pierwszy element w zakresie, przytrzymaj klawisz "Shift", a następnie kliknij ostatni element.

4.

Kliknij zaznaczone elementy prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję "Dodaj do kontaktów". Proces może potrwać kilka minut, w zależności od liczby wybranych wpisów i szybkości połączenia sieciowego.

Rzeczy potrzebne

• Konto e-mail Microsoft Exchange

Wskazówka

• Po uruchomieniu w trybie buforowanego programu Exchange program Outlook pobiera kopię skrzynki pocztowej i GAL z serwera Exchange do użytku w trybie offline. Zwykle serwer jest ustawiony tak, aby wypychał aktualizacje do GAL automatycznie co 24 godziny. Włączenie trybu buforowanego programu Exchange nie spowoduje zapisania kopii Twoich wpisów GAL w lokalnym folderze kontaktów, ale zapewnia dostęp offline do GAL. Jeśli twój administrator Exchange włączył tryb buforowanej wymiany na serwerze, możesz skorzystać z tej funkcji, klikając "Plik | Ustawienia konta | Ustawienia konta ... | Karta E-mail. "Wybierz konto, kliknij" Zmień ", a następnie zaznacz pole wyboru" Użyj trybu Exchange w pamięci podręcznej ". Uruchom ponownie program Outlook, aby zmiany zaczęły obowiązywać.

Ostrzeżenia

• Wszelkie dodatki lub aktualizacje, które twój administrator Exchange przekazuje do GAL, nie wpłyną na twoją listę lokalnych kontaktów. Dlatego jeśli planujesz używać swojej lokalnej listy kontaktów zamiast GAL, zaplanuj powtarzanie tego procesu regularnie, aby mieć pewność, że lista kontaktów pozostanie aktualna.
• Informacje zawarte w tym artykule dotyczą programów Microsoft Outlook 2010 i Microsoft Exchange Server 2010. Procedury mogą się nieznacznie lub znacząco różnić w przypadku innych wersji.