Jak pozdrowić przedstawiciela firmy w wiadomości e-mail

Protokół i etykieta bardzo wysoko w biznesie. Być może doznałeś szoku, gdy podszedł do ciebie bezwzględny nieznajomy i zadzwonił do ciebie po imieniu - dopóki nie zauważyłeś, że wciąż masz na swojej klapie plakietkę z imieniem. Chociaż nie obrażono Cię, był to przykład tego, jak nieprzyjemne może być zbyt swobodne podejście; na pewno nie takie wrażenie, jakie chciałbyś zrobić w pierwszej komunikacji z dyrektorem korporacyjnym, którego prawie nie znałeś. Mimo że standardy etykiety sprzyjają bardziej swobodnemu zachowaniu, pierwsze wrażenia wciąż wymagają ostrożnego podejścia. Nigdy nie można nic zarzucić, że ma dobre maniery.

1.

Zadzwoń do asystenta do urzędnika korporacyjnego, do którego będziesz pisać. Wyjaśnij, że wyślesz wiadomość e-mail i chcesz się upewnić, że podałeś właściwy adres e-mail, pisownię imienia urzędnika i sposób, w jaki lubi się nim zaadresować. Jest to standardowa prośba, a asystent z przyjemnością odpowie na twoje pytania, a nawet może udzielić kilku wskazówek, jak podejść do tematu, o którym piszesz.

2.

Użyj standardowego formatu e-mail i unikaj stacjonarnych wiadomości e-mail, emotikonów lub uroczej grafiki. Wiele firm usuwa kodowanie HTML z poczty przychodzącej, aby zachować bezpieczeństwo. Pozostawia to wiadomość tekstową wolną od grafiki, specjalnych czcionek i pogrubienia lub kursywy.

3.

Rozpocznij swój list przy użyciu "Szanowny Panie" (lub Pani), jeśli nie znasz nazwiska urzędnika. W przeciwnym razie użyj "Drogi Panie". "Dear Ms. Surname" jest uważane za właściwe w otoczeniu biznesowym.

4.

Użyj profesjonalnej nazwy osoby, na przykład "Jane Doe, CPA" lub "John Smith, Ph.D." W przypadku adwokatów użyj "Jane Doe, Esquire" lub "John Smith, Attorney at Law". Korzystając z profesjonalnego oznaczenia, pomiń Pan lub Pani od imienia. Używaj profesjonalnego oznaczenia tylko podczas pisania korespondencji biznesowej; w przeciwnym razie użyj Mr. or Ms.

5.

Unikaj kwiecistej prozy, slangu lub niepoważnych uwag. Utrzymuj działalność biznesową w biznesie. Zamknij tradycyjne "Z poważaniem" lub "Z poważaniem" i podpisz swoje pełne imię. Nie używaj swojego pseudonimu, chyba że jest to normalne działanie w ustawieniach biznesowych.

Wskazówka

• Podstawową zasadą pomyślnej korespondencji biznesowej jest szacunek dla osoby, do której adresowany jest list. Nie oznacza to wiele hojnych komplementów i obietnic lojalności. Oznacza to po prostu przyjemny odcień biznesowy i krótką i zwięzłą wiadomość.

Ostrzeżenie

• Nie wysyłaj osobistej poczty do firmy. Jeśli spotkasz kogoś w restauracji, warto wspomnieć o wspaniałej rozmowie, ale pomiń tę część gorącej kochanki, z którą był, albo jak pijany obaj wpadłeś na koniak. Nigdy nie umieszczaj niczego w korespondencji handlowej, której nie chciałbyś oglądać na ekranie projekcyjnym w sądzie.