Jakie są funkcje MS Outlook?

Nawet jeśli Twoja firma używa zastrzeżonego klienta poczty e-mail lub ma już inny system do przesyłania wiadomości, możesz znaleźć kilka funkcji w Microsoft Outlook, które są korzystne dla firmy. Program Outlook jest częścią pakietu Microsoft Office Suite klienta poczty e-mail i mimo że ułatwia wszystko, od wiadomości e-mail do zaproszeń na spotkania, działa podobnie jak inne programy pakietu. Sprawdź, jakie funkcje Outlook oferuje Twojej firmie, a wkrótce otrzymasz wiadomość.

Porozumiewanie się

Microsoft Outlook ułatwia komunikację na wiele sposobów. Największy jest oczywiście przez e-mail. Po kliknięciu menu "Nowe" na wstążce można wygenerować wiadomość gotową do wysłania pocztą e-mail. W programie Outlook są dostępne rozszerzenia, takie jak załączniki, tła i motywy, pliki sygnatur oraz, w niektórych przypadkach, możliwość sprawdzenia, czy osoby, z którymi wysyłasz wiadomości e-mail, są obecnie online w sieci firmy. Dzięki interfejsowi, który będzie dobrze znany każdemu, kto pracował w innych produktach pakietu Suite, takich jak Word lub Excel, możesz dostosować swoje wiadomości e-mail, zmieniając czcionkę, dodając logo firmy i określając różne kolory.

Organizacja

Chociaż kalendarz może być pierwszą rzeczą, która przychodzi do głowy podczas burzy mózgów sposobów na zorganizowanie, Outlook oferuje kilka funkcji, aby utrzymać porządek. Ma bardzo konfigurowalny kalendarz, znaleziony po kliknięciu przycisku "Kalendarz" w lewym dolnym rogu obszaru roboczego. Możesz skonfigurować widok kalendarza, aby wyświetlać szczegóły dzienne, tygodniowe i miesięczne, a także spotkania z koordynatami kolorów. Innym sposobem, w jaki program Outlook pozwala zachować cyfrową strukturę, jest jego lista kontaktów. Przycisk "Kontakty" znajduje się tuż pod przyciskiem "Kalendarz" i pozwala na zachowanie jak największej ilości rekordów. Dodaj cyfrowe wizytówki lub podaj informacje ręcznie. Mimo że program Outlook domyślnie zawiera kilka folderów poczty e-mail, takich jak "Wysłane" i "Zapisane elementy", możesz je dodawać, usuwać i porządkować zgodnie z własnymi preferencjami. Twórz foldery do przechowywania wiadomości e-mail, które chcesz adresować, pytania podwładnych, briefingi konkurencji i wszystko, co usuwa bałagan z głównego okna wiadomości e-mail.

Śledzenie

Może się wydawać, że po wysłaniu e-maila do eteru, nigdy nie wiadomo, czy osiągnął zamierzony cel. Jedna funkcja Outlook oferuje potwierdzenie. Po otwarciu nowej wiadomości e-mail, klikając przycisk "Nowy" lub "Wiadomość pocztowa", kliknij kartę "Opcja" w oknie "Bez tytułu - Wiadomość". Do dyspozycji są dwie funkcje. Zaznacz pole "Poproś o potwierdzenie dostarczenia" na wstążce, aby dowiedzieć się, kiedy Twoja wiadomość dotarła do skrzynki odbiorczej poczty e-mail odbiorcy. Zaznacz pole "Poproś o potwierdzenie odczytu", aby otrzymać powiadomienie, gdy odbiorca faktycznie otworzy wiadomość e-mail. Chociaż funkcje te nie są gwarantowane - odbiorcy mogą ustawić opcję nie wysyłania potwierdzenia odczytu - mogą okazać się przydatni. Jeśli śledzenie jest powszechne lub ważne dla Twojej firmy, możesz skonfigurować program Outlook tak, aby śledził wszystkie wiadomości w sekcji Obsługa wiadomości.

Praca zespołowa

Wiele funkcji programu Outlook umożliwia współpracę z pracownikami, przełożonymi i innymi współpracownikami. Skonfiguruj spotkania za pomocą funkcji zapraszania spotkania programu Outlook. Nie tylko będziesz natychmiast informować zaproszonych, że ich obecność jest wymagana, ale możesz śledzić, kto akceptuje lub odrzuca, a także sprawdzić z wyprzedzeniem harmonogramy gości w celu optymalnego planowania. Możesz także skorzystać z funkcji Udostępnij mój kalendarz programu Outlook. Dzięki temu, gdy obie strony zgodzą się na udostępnianie, zobacz harmonogramy pracy pracowników, zobacz, kiedy będą w biurze i poza nim, sprawdź terminy i więcej. Skorzystaj z funkcji Zadanie zadania, dostępnej w menu "Nowe" na wstążce, aby przypisać pracę.