Jak napisać zakres wykonywanych prac

Scope creep to nemezis wielu menedżerów projektów, a jeśli nie zostanie właściwie zarządzany, może zniszczyć projekt. Modyfikowanie oczekiwań projektu w celu spełnienia zmieniających się oczekiwań zainteresowanych stron lub dodania funkcji do zatwierdzonego projektu projektu wpływa na oś czasu projektu, alokację budżetu i zasoby. Dobrze napisany dokument dotyczący zakresu pracy, który określa czysty produkt i oczekiwania na osi czasu, jest sposobem na zapobieganie pełzaniu zakresu. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, jak napisać skuteczny zakres prac, aby niejednoznaczność sprawiała, że ​​dokument byłby bez znaczenia.

Funkcja i cel

Zakres pracy funkcjonuje podobnie jak umowa o świadczenie usług dla przedsiębiorstw. Mimo że nie jest to prawnie wiążące, SOW jest formalną umową między interesariuszami projektu - interesującymi się wynikiem projektu - a kierownikiem projektu lub innym autorytetem. SOW ustala wcześniej wynegocjowane i uzgodnione wymagania dotyczące wydajności projektu, w tym kamienie milowe projektu, oczekiwania i oczekiwania w zakresie procedury raportowania oraz terminy realizacji każdego z oczekiwań. Staje się punktem odniesienia dla pomiaru postępu wykonanych prac, prowadząc do pomyślnego zakończenia projektu.

Ogólne wskazówki dotyczące pisania

Ogólne wskazówki dotyczące pisania SOW są podobne do tych, które dotyczą polityki lub procedury biznesowej. Oświadczenia powinny być jasne, zwięzłe i zawierać tylko tyle słów, ile potrzeba, aby przekazać punkt. Skorzystaj z aktywnego języka głosowego i zadaniowego, który można łatwo zrozumieć, od każdego z interesariuszy projektu do członka zespołu ds. Wprowadzania danych. Na przykład, przeliteruj akronimy, określ terminy i dołącz wykresy, kalendarze i inne pomoce wizualne, które wyjaśniają oczekiwania i ułatwiają czytanie dokumentu.

Format SOW

Podziel SOW na odrębne sekcje, w tym glosariusz, definicję projektu, oświadczenia określające cele projektu wraz z opisem, w jaki sposób każdy cel zostanie osiągnięty, szczegółową listą elementów projektu i stron odpowiedzialnych, kalendarzem lub listą pokazującą kamień milowy i z góry określony projekt terminy spotkań oraz harmonogram realizacji zadań projektowych i zawracania rezultatów projektu. W sumie sekcje SOW powinny jasno obrazować projekt, jego oczekiwania i obowiązki osób zaangażowanych w projekt.

Pomiary w ramach projektu

Każda sekcja SOW powinna zawierać pomiary porównawcze, które oceniają wykonaną pracę i utrzymują projekt na właściwej drodze. Punkty odniesienia to przejrzyste, wymierne oceny ilościowe lub jakościowe, które nie pozostawiają miejsca na osobistą interpretację. Liczby, daty, czasy i obliczenia procentowe są przykładami benchmarków ilościowych. Jakościowe testy porównawcze mogą czasami być trudniejsze do napisania, ponieważ nie mogą zawierać nawet śladu dwuznaczności. Na przykład element dostawy opisany jako "Utwórz arkusz wskazówka dla potrzeb użytkowników końcowych" identyfikuje produkt, ale jest niejednoznaczny i pozostawia duże pole do osobistej interpretacji. Znacznie bardziej efektywne i łatwe do zmierzenia jest dostarczenie napisane jako "Napisz arkusz strony z jedną stroną, który dotyczy dwuetapowego procesu instalacji, opisuje zasady haseł i opisuje procedury tworzenia haseł.