Jak napisać uzasadnienie biznesowe dla działania

Częścią dobrego pomysłu jest sprawienie, by ktoś inny też to lubił. Kiedy prezentacja tego pomysłu wzmacnia jego wizerunek wartości, zwiększa się prawdopodobieństwo jego akceptacji. Jeśli poświęciłeś czas na opracowanie dobrego pomysłu na działanie, które Twoim zdaniem powinna podjąć firma, poświęć nieco więcej czasu i wysiłku, aby zaprezentować go w profesjonalnym stylu, na jaki zasługuje.

Stwórz dobrą podstawę do zmiany

Pierwsza sekcja twojego dokumentu uzasadnienia biznesowego składa się z opisu problemu, twojego pomysłu na działanie w celu rozwiązania problemu oraz opisu rzutowanego wyniku. W tej sekcji chcesz przedstawić fakty i liczby, które potwierdzają Twoją opinię, że Twój pomysł jest właściwy do zaakceptowania, na przykład szacunek przychodów lub poprawa kosztów. Dodaj przykłady aktualnych danych i badań, które wspierają Twoje szacunki. Unikaj sprzedaży w tej sekcji, ponieważ może to zmniejszyć wiarygodność całej Twojej propozycji. Twoim celem jest przedstawienie twojego przypadku biznesowego jako niezawodnie profesjonalnego dokumentu.

Przeanalizuj koszty i korzyści

Następną częścią analizy biznesowej jest analiza kosztów i korzyści proponowanego działania. Nie lekceważ kosztów. Jeśli Twoje dane wydają się zbyt niskie, czytelnicy mogą zdyskredytować twój pomysł jako zbyt optymistyczny i odrzucić twoją propozycję. Opisz korzyści realistycznie, bez hiperboli. Do kosztów zalicza się czas pracy związany z planowaniem projektu, zatrudnieniem nowych pracowników, szkoleniem, wyposażeniem, udogodnieniami i wdrożeniem. Jeśli twoje działanie obejmuje nowe produkty, uwzględnij koszty ich rozwoju, produkcji, marketingu i dystrybucji. Korzyści mogą być w postaci poprawy wizerunku marki, rozszerzonego rynku, zwiększenia zadowolenia klientów lub poprawy funkcjonowania firmy. Połącz korzyści z szacunkami zwiększonych przychodów lub optymalizacji kosztów działalności firmy.

Mapa drogowa wdrożenia

Powiedz swoim czytelnikom, w jaki sposób Twój pomysł na działanie może zostać zaimplementowany w końcowej części twojego przypadku biznesowego. Jeśli będzie to skomplikowana implementacja, nie próbuj minimalizować złożoności. Zamiast tego przedstaw szczegółową mapę drogową, która zawiera testy porównawcze i rozkłady jazdy. W skrócie przeanalizuj każdy krok i przygotuj plany awaryjne na wypadek potencjalnych problemów, które mogą się pojawić, takich jak zmiany w gospodarce, zmiany konkurencji lub wewnętrzne zmiany w firmie związane z wydajnością lub strategią. Twoim celem w tej sekcji jest pokazanie, że twój pomysł na działanie można osiągnąć poprzez postęp metodologiczny.

Hook 'em With Your Executive Summary

Po zakończeniu analizy biznesowej, podsumuj ją w krótkim zarysie głównych punktów dokumentu biznesowego, który ma przyciągnąć uwagę czytelnika i sprawić, że będzie chciał dalej czytać. To jest twoje podsumowanie i jest na początku twojego dokumentu biznesowego. Skup się na opisie, w jaki sposób proponowane działanie tworzy wartość dla firmy. Przedstawienie nudnego streszczenia może obniżyć twoje biznesowe uzasadnienie, dlatego też powinno być jasne, zwięzłe i atrakcyjne.